Arbeitszeugnis:
Arten, Inhalte & rechtliche Grundlagen

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Für HR-Profis ist das Arbeitszeugnis ein zentrales Element professioneller Personalarbeit. Es stellt sicher, dass ausscheidende Mitarbeitende ein faires und formal korrektes Zeugnis erhalten. Gleichzeitig schützt es das Unternehmen vor rechtlichen Risiken.

Das Arbeitszeugnis trägt zur Stärkung der Arbeitgebermarke bei und unterstützt das Employer Branding. Ein gut formuliertes Zeugnis zeigt Professionalität im Trennungsprozess. Es drückt zudem Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeitenden aus. Gleichzeitig schützt ein klares und vollständiges Arbeitszeugnis vor späteren Missverständnissen oder Konflikten. Für beide Seiten ist es also von Vorteil – und besonders für Berufseinsteiger zählt jedes Wort.

Arten von Arbeitszeugnissen

Je nach Situation gibt es unterschiedliche Formen von Arbeitszeugnissen, die jeweils einen anderen Umfang und Detaillierungsgrad aufweisen. Die Unterscheidung ist für HR-Verantwortliche und Mitarbeitende wichtig, um die passende Form auszustellen oder einzufordern.

Einfaches Arbeitszeugnis

Das einfache Arbeitszeugnis enthält lediglich Angaben zur Person, Dauer und Art der Beschäftigung. Es verzichtet bewusst auf eine Bewertung von Leistung oder Verhalten. Diese Form eignet sich besonders für Aushilfen, kurze Anstellungen oder auf ausdrücklichen Wunsch der Mitarbeitenden.

Typische Inhalte:

• Name, Geburtsdatum
• Beschäftigungszeit
• Beschreibung der Tätigkeit
• Abschlussformel

Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Das qualifizierte Arbeitszeugnis geht einen Schritt weiter. Es enthält die Grunddaten sowie eine Beurteilung der erbrachten Leistungen und des Sozialverhaltens. Diese Zeugnisform ist in der Praxis der Standard und wird bei den meisten beruflichen Wechseln verlangt.

Es umfasst zusätzlich:

• Fachliche Qualifikationen
• Erfolge und Engagement
• Teamfähigkeit und Sozialverhalten
• Führungsverhalten (bei Führungskräften)
• Schlussformel mit Dank und Zukunftswünschen

Zwischenzeugnis

Ein Zwischenzeugnis wird während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses auf Wunsch der Mitarbeitenden erstellt. Häufige Anlässe sind ein Wechsel der Führungskraft, die interne Bewerbung oder eine längere Abwesenheit (z. B. Elternzeit). Es ist inhaltlich mit dem qualifizierten Zeugnis identisch, wird aber im Präsens formuliert.

Ausbildungszeugnis

Für Ausbildungsverantwortliche ist das Ausbildungszeugnis nicht nur gängige Praxis, sondern eine gesetzliche Verpflichtung. Nach § 16 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) hat jeder Auszubildende Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis nach Ausbildungsende.

Es gibt zwei Varianten:

• Einfaches Ausbildungszeugnis: Enthält Angaben zur Art, Dauer und zum Ziel der Ausbildung sowie über die vermittelten Kenntnisse und Fertigkeiten.
• Qualifiziertes Ausbildungszeugnis: Ergänzt um die Bewertung von Leistung und Verhalten – meist von Auszubildenden gewünscht und daher Standard.

Ein qualifiziertes Ausbildungszeugnis sollte insbesondere auf Folgendes eingehen:

• Lern- und Leistungsbereitschaft während der Ausbildung
• Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten und gegebenenfalls Kunden
• Entwicklung von Kompetenzen und Soft-Skills (zum Beispiel Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein)
• Teilnahme an Projekten oder Prüfungsleistungen

Praktikumszeugnis

Viele Ausbildungsbetriebe bieten Schülerpraktika, freiwillige Praktika vor einer Ausbildung oder Pflichtpraktika im Rahmen schulischer oder beruflicher Ausbildung an. Auch hier ist das Zeugnis ein wichtiges Signal für Wertschätzung und Professionalität.

Ein qualifiziertes Praktikumszeugnis sollte beinhalten:

• Zeitraum und Tätigkeitsbereich
• Lernziele und konkrete Aufgaben
• Beurteilung von Engagement und Lernfortschritt
• Umgang mit neuen Aufgaben, Feedbackfähigkeit, Teamarbeit

Aufbau eines Arbeitszeugnisses

Ein Arbeitszeugnis folgt einer klaren formalen Struktur. Für HR- und Ausbildungsverantwortliche ist es entscheidend, alle relevanten Bestandteile korrekt und vollständig zu berücksichtigen.

Kopfzeile

• Firmenlogo
• Adresse des Unternehmens
• Datum der Ausstellung

Überschrift

In der Regel: „Arbeitszeugnis“ oder bei Bedarf „Zwischenzeugnis“

Einleitung

• Vollständiger Name des Mitarbeitenden
• Geburtsdatum (optional)
• Eintritts- und Austrittsdatum
• Hinweis auf freiwilliges oder ordentliches Ausscheiden

Tätigkeitsbeschreibung

• Aufzählung der wichtigsten Aufgaben
• Projekte, Verantwortungsbereiche, gegebenenfalls Führungsaufgaben und Budgetverantwortung
• Branchenspezifische Besonderheiten

Leistungsbeurteilung

• Arbeitsbereitschaft
• Fachwissen und Qualifikationen
• Arbeitsweise und -erfolg
• Besondere Erfolge

Sozialverhalten

• Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstil, Auftreten

Schlusssatz

• Dank für die Zusammenarbeit
• Bedauern über das Ausscheiden
• Wünsche für die Zukunft

Formulierungen im Arbeitszeugnis

Die Sprache im Arbeitszeugnis ist ein Kapitel für sich. In vielen Fällen ist sie codiert – wohlwollend formuliert, aber mit klarer Aussage. HR-Fachkräfte und Ausbilder sollten diese Zeugnissprache sicher beherrschen.

Einige Beispiele:

• „Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ → Sehr gute Leistung
• „Zu unserer vollen Zufriedenheit“ → Gute Leistung
• „Zu unserer Zufriedenheit“ → Durchschnittlich
• „Er bemühte sich“ → Unzureichend

Auch Formulierungen wie „wir wünschen ihm beruflich alles Gute“ (ohne persönliches Bedauern oder Dank) können negativ ausgelegt werden. Daher ist Präzision und Erfahrung bei der Erstellung entscheidend. Gerade bei jungen Menschen im Berufseinstieg gilt: Klarheit vor Codierung. Ein verständliches, ehrliches Zeugnis hilft mehr als eine „verklausulierte“ Bewertung.

Rechtliche Aspekte des Arbeitszeugnisses

Ein Arbeitszeugnis unterliegt in Deutschland klaren rechtlichen Rahmenbedingungen. Verstöße können juristische Folgen haben. HR-Abteilungen und Ausbildungsbetriebe sollten diese Regelungen genau kennen.

Wichtige Grundsätze:

• Anspruch: Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Zeugnis (§ 109 GewO).
• Wahrheitspflicht: Das Zeugnis muss wahrheitsgemäß sein.
• Wohlwollensgebot: Es darf dem Arbeitnehmer nicht das berufliche Fortkommen erschweren.
• Form: Es muss schriftlich (nicht digital) und auf Firmenpapier erfolgen.
• Unterschrift: Eine unterschriftsberechtigte Person muss das Zeugnis eigenhändig unterzeichnen.

Tipp für die Praxis: Standardvorlagen helfen, formale Fehler zu vermeiden – sollten aber immer individuell angepasst werden.

Typische Fehler im Arbeitszeugnis vermeiden

Ein professionell formuliertes Arbeitszeugnis ist nicht nur eine Formalität – es ist ein Aushängeschild für das Unternehmen. Dennoch schleichen sich bei der Erstellung immer wieder Fehler ein, die den Eindruck schmälern oder sogar rechtliche Risiken bergen. Besonders beim Ausbildungszeugnis ist Sorgfalt gefragt, da es oft das erste Zeugnis im Berufsleben ist.

Folgende typische Fehler solltest du als HR-Verantwortliche oder Ausbilder vermeiden.

Unklare oder widersprüchliche Formulierungen

Ein Lob in der Leistungsbewertung, aber ein neutraler oder fehlender Abschlusssatz kann widersprüchlich wirken und für Unklarheiten sorgen. Solche Ungereimtheiten werfen Fragen auf und können im schlimmsten Fall zu Nachfragen oder rechtlichen Auseinandersetzungen führen.

Pauschale Textbausteine

Wenn jedes Arbeitszeugnis gleich klingt, fehlt die persönliche Note – vor allem bei Azubis wirkt das demotivierend. Ein individuelles Zeugnis zeigt hingegen, dass die Leistungen des Einzelnen wahrgenommen und wertgeschätzt wurden.

Unvollständige Tätigkeitsbeschreibungen

Eine genaue Darstellung der Aufgaben ist essenziell. Insbesondere beim qualifizierten Ausbildungszeugnis, das die Entwicklung während der Ausbildung abbilden soll. Fehlt dieser Teil oder bleibt zu oberflächlich, verliert das Zeugnis an Aussagekraft und Nutzen für den Azubi.

Veraltete oder zu codierte Sprache

Klassische „Zeugnissprache“ kann heute schnell unverständlich oder unnatürlich wirken. Gerade junge Menschen schätzen eine authentische, klare Bewertung. Eine moderne, klare Sprache wirkt glaubwürdiger und wird von allen Lesern besser verstanden.

Formfehler

Fehlende Unterschriften, falsches Ausstellungsdatum oder unpassendes Papierformat können die Gültigkeit des Zeugnisses beeinträchtigen. Solche formalen Mängel wirken unprofessionell und hinterlassen einen schlechten Eindruck – beim Zeugnisempfänger und bei allen weiteren Lesern. Zudem führt es zu Mehraufwand, wenn das Zeugnis korrigiert und neu ausgestellt werden muss.

Fazit: Arbeitszeugnis als Chance für Ausbildungsbetriebe

Das Arbeitszeugnis ist weit mehr als eine Pflichtaufgabe zum Abschluss des Arbeitsverhältnisses, gerade in der Ausbildung. Es ist eine Gelegenheit, jungen Menschen ein motivierendes, ehrliches und hilfreiches Feedback mitzugeben. Gleichzeitig präsentieren Sie Ihr Unternehmen als verantwortungsvollen Ausbilder.

Zusätzlich für Ausbildungsverantwortliche wichtig:

• Ein individuelles Zeugnis zeigt echte Wertschätzung.
• Für viele junge Menschen ist es das erste wichtige Dokument ihrer Laufbahn.
• Verständliche, ehrliche Sprache wirkt motivierend.
• Ein gutes Zeugnis stärkt Ihre Arbeitgebermarke.

Wichtige Punkte im Überblick:

• Es gibt verschiedene Arten von Arbeitszeugnissen – je nach Anlass und Zielgruppe.
• Der Inhalt muss strukturiert, präzise und rechtlich einwandfrei sein.
• Die Formulierungen tragen entscheidend zur Wirkung bei.
• Ausbildungszeugnisse verdienen besondere Aufmerksamkeit und Sorgfalt.

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„Mann blickt auf Papiere" - ©fizkes – stock.adobe.com