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Office Manager / Office Managerin
Ausbildung & Beruf

Office Manager / Office Managerin
Office Manager / Office Managerin

Du bist ein richtiges Organisationstalent und möchtest gerne andere bei ihrer Arbeit unterstützen? Außerdem behältst du in stressigen Situationen einen kühlen Kopf? Darüber hinaus möchtest du in deinem Beruf gerne viel mit Menschen arbeiten und alles im Blick behalten? Dann solltest du dir die Office Manager Ausbildung ansehen. Alles zu diesem Beruf erfährst du jetzt hier.

Was macht ein Office Manager (m/w/d)?

Als Office Manager bist du die Anlaufstelle im Büro und für einen reibungslosen Ablauf verantwortlich. Denn in diesem Beruf unterstützt du die Mitarbeiter und Vorgesetzten bei ihren Aufgaben. Dies ist beispielsweise durch die Vorbereitung von Besprechungen oder das Führen von Telefonaten möglich. Für dich ist als sogenannter Büroleiter wichtig, dass du die Abläufe im Unternehmen im Blick behältst und bei Problemen einschreitest. Wirst du als Front Office Manager eingesetzt, organisierst du den gesamten Empfang. Besonders im Bereich Hotel sind Front Office Manager für den Check-in, Check-out und die Zimmerreservierungen verantwortlich.

Zu den täglichen Office Manager Aufgaben können Arbeiten am Empfang und die Bestellung von Materialien für das Büro gehören. Damit im Büro kein Chaos ausbricht, kannst du die Terminkoordination und Reiseplanungen für die Mitarbeiter übernehmen. Bei Problemen mit den Arbeitstätigkeiten können die Mitarbeiter auf dich zukommen, sodass du das Bindeglied zu den Vorgesetzten darstellst. In einigen Fällen bekommst du einen Assistenten an deine Seite gestellt, da die Office Manager Aufgaben vielfältig sind und sehr umfangreich sein können.

Welche Fähigkeiten sind hilfreich?

Für die Tätigkeit und die Aufgaben als Office Manager ist es vorteilhaft, wenn du ein richtiger Alleskönner bist. Denn neben der Koordinierung von Terminen ist auch der Kundenkontakt und ein reibungsloser Ablauf im Büro wichtig. Hierfür solltest du über gute kaufmännische Fähigkeiten verfügen. Dadurch kannst du Angebote für beispielsweise Büromaterialien besser vergleichen und die Kosten für Anschaffungen exakter kalkulieren.

Für die Koordinierung ist Spaß am Planen und Organisieren förderlich. Denn als Office Managerin stimmst du Termine ab und planst Besprechungen für die Mitarbeiter/innen. Wie in vielen anderen Berufen ist der sichere Umgang mit dem Computer und gängigen Programmen eine Voraussetzung.

Durch den großen Kontakt mit Mitarbeitern und Kunden ist ein gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift unverzichtbar. Besonders im Kundenkontakt präsentierst du das Unternehmen und solltest einen guten Eindruck hinterlassen.

Wo arbeitet ein Office Manager?

Bereits die Berufsbezeichnung und die Office Manager Aufgaben verraten dir, dass du in einem Büro arbeitest. In fast jedem Unternehmen ist ein Büro vorhanden, sodass dir viele Branchen für die Ausübung deines Berufs zur Verfügung stehen. Damit du die Tätigkeiten der Mitarbeiter besser verstehen und nachempfinden kannst, solltest du dich in deren Bereichen grob auskennen. Wenn du dich beispielsweise für den Bereich Social Media interessierst und dort privat unterwegs bist, könnte eine Social Media Agentur für dich als Office Managerin passend sein. Generell kannst du aber in fast allen Branchen deine Fähigkeiten einbringen.

Office Manager werden

Bisher gibt es keine richtige oder einheitliche Office Manager Ausbildung. Vielmehr kannst du diese Tätigkeit aufgrund deiner Ausbildung erreichen. Wenn du diesen Beruf anstrebst, ist eine vorherige Ausbildung im kaufmännischen Bereich denkbar. In der Ausbildung zum Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement erlernst du beispielsweise wichtige Grundlagen, die später hilfreich sind.

Wenn du deine Ausbildung mit einem Zertifikat nachweisen möchtest, stehen hierfür verschiedene Bildungsanbieter zur Verfügung. Über diese Anbieter kannst du eine entsprechende Weiterbildung absolvieren und die erfolgreiche Teilnahme in Bewerbungen angegeben. Auch die Industrie- und Handelskammer bietet einen Workshop an, in dem du die verschiedenen Bereiche erlernst. Den Kurs schließt du mit einer Prüfung ab und du kannst dich als „Office Manager IHK“ bezeichnen. Die Dauer der Kurse variiert von einigen Wochen bis hin zu mehreren Monaten. Der Lernaufwand ist genauso unterschiedlich, sodass du das für dich passende Modell wählen kannst.

Diese Ausbildungen sind hilfreich

Aufgrund der einheitlich fehlenden Ausbildung setzen Unternehmen in Stellenausschreibungen eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf voraus. Mit dieser Ausbildung weiß das Unternehmen, dass du über die nötigen Fähigkeiten für den Beruf Office Managerin verfügst.

Ganz vorne mit dabei ist die Ausbildung zum Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement, denn dieser Beruf entstand erst im Jahr 2014 und vereint 3 Berufe miteinander. Wurden früher noch die Berufe Bürokaufmann, Fachangestellter für Bürokommunikation und Kaufmann für Bürokommunikation für die Ausbildung angeboten, wird dies jetzt kombiniert.

Du weißt nicht, welcher Beruf genau zu dir passt? Dann mach unseren Berufswahltest und finde den perfekten Beruf für dich!

Weitere Infos

Bildnachweis: „Office" © victor zastol'skiy - stock.adobe.com; „Frau am Telefon" © Bojan - stock.adobe.com; „Dozentin gibt Weiterbildungsunterricht" ©Anton - stock.adobe.com