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Office Manager / Office Managerin
Ausbildung & Beruf

Office Manager / Office Managerin

Du bist ein richtiges Organisationstalent und möchtest gerne andere bei ihrer Arbeit unterstützen? Außerdem behältst du in stressigen Situationen einen kühlen Kopf? Darüber hinaus möchtest du in deinem Beruf gerne viel mit Menschen arbeiten und alles im Blick behalten? Dann solltest du dir die Office Manager Ausbildung ansehen. Alles zu diesem Beruf erfährst du jetzt hier.

Berufsbild Office Manager / Office Managerin

Was macht ein Office Manager (m/w/d)?

Als Office Manager bist du die Anlaufstelle im Büro und für einen reibungslosen Ablauf verantwortlich. Denn in diesem Beruf unterstützt du die Mitarbeiter und Vorgesetzten bei ihren Aufgaben. Dies ist beispielsweise durch die Vorbereitung von Besprechungen oder das Führen von Telefonaten möglich.

Für dich ist als sogenannter Büroleiter wichtig, dass du die Abläufe im Unternehmen im Blick behältst und bei Problemen einschreitest. Wirst du als Front Office Manager eingesetzt, organisierst du den gesamten Empfang. Besonders im Bereich Hotel sind Front Office Manager für den Check-in, Check-out und die Zimmerreservierungen verantwortlich.

Für die Tätigkeit und die Aufgaben als Office Manager ist es vorteilhaft, wenn du ein richtiger Alleskönner bist. Denn neben der Koordinierung von Terminen ist auch der Kundenkontakt und ein reibungsloser Ablauf im Büro wichtig. Hierfür solltest du über gute kaufmännische Fähigkeiten verfügen. Dadurch kannst du Angebote für beispielsweise Büromaterialien besser vergleichen und die Kosten für Anschaffungen exakter kalkulieren.

Wie sieht der Berufsalltag als Office Manager aus?

Zu den täglichen Office Manager Aufgaben können Arbeiten am Empfang und die Bestellung von Materialien für das Büro gehören. Damit im Büro kein Chaos ausbricht, kannst du die Terminkoordination und Reiseplanungen für die Mitarbeiter übernehmen.

Bei Problemen mit den Arbeitstätigkeiten können die Mitarbeiter auf dich zukommen, sodass du das Bindeglied zu den Vorgesetzten darstellst. In einigen Fällen bekommst du einen Assistenten an deine Seite gestellt, da die Office Manager Aufgaben vielfältig sind und sehr umfangreich sein können.

Wo arbeiten Office Manager?

Bereits die Berufsbezeichnung und die Office Manager Aufgaben verraten dir, dass du in einem Büro arbeitest. In fast jedem Unternehmen ist ein Büro vorhanden, sodass dir viele Branchen für die Ausübung deines Berufs zur Verfügung stehen. 

Damit du die Tätigkeiten der Mitarbeiter besser verstehen und nachempfinden kannst, solltest du dich in deren Bereichen grob auskennen. Wenn du dich beispielsweise für den Bereich Social Media interessierst und dort privat unterwegs bist, könnte eine Social Media Agentur für dich als Office Managerin passend sein. Generell kannst du aber in fast allen Branchen deine Fähigkeiten einbringen.

Ausbildung zum Office Manager / zur Office Managerin

Wie werde ich Office Manager bzw. Office Managerin?

Bisher gibt es keine richtige oder einheitliche Office Manager Ausbildung. Vielmehr kannst du diese Tätigkeit aufgrund deiner Ausbildung erreichen. Wenn du diesen Beruf anstrebst, ist eine vorherige Ausbildung im kaufmännischen Bereich denkbar. In der Ausbildung zum Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement erlernst du beispielsweise wichtige Grundlagen, die später hilfreich sind.

Wenn du deine Ausbildung mit einem Zertifikat nachweisen möchtest, stehen hierfür verschiedene Bildungsanbieter zur Verfügung. Über diese Anbieter kannst du eine entsprechende Weiterbildung absolvieren und die erfolgreiche Teilnahme in Bewerbungen angegeben. Auch die Industrie- und Handelskammer bietet einen Workshop an, in dem du die verschiedenen Bereiche erlernst. Den Kurs schließt du mit einer Prüfung ab und du kannst dich als „Office Manager IHK“ bezeichnen. Die Dauer der Kurse variiert von einigen Wochen bis hin zu mehreren Monaten. Der Lernaufwand ist genauso unterschiedlich, sodass du das für dich passende Modell wählen kannst.

Wie viel verdient man als Office Manager in der Ausbildung?

Da es keine einheitlich geregelte Ausbildung zur Office Managerin gibt, ist keine klassische Ausbildungsvergütung vorhanden. Den Beruf kannst du entweder über eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder über deine Berufserfahrung erlangen. Wenn du diesen Weg nimmst, ist keine Ausbildung nötig.

Mehr Informationen findest du auf der Office Manager Gehaltsseite

Blick hinter die Kulissen: Erfahrungsberichte von Azubis

Passt der Beruf Office Manager / Office Managerin zu mir?

Der Beruf Office Manager bzw. Office Managerin passt zu dir, wenn

  • du ein Organisationstalent bist
  • du gut mit Zahlen umgehen kannst
  • du dich gut ausdrücken kannst

Office Manager ist nicht der richtige Beruf, wenn

  • du nicht gerne im Büro arbeitest
  • du dich nicht lange konzentrieren kannst
  • du nicht flexibel bist

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Weiterbildung & Zukunftsaussichten

Als Office Manager hast du die Möglichkeit, dein Wissen auf verschiedenen Wegen auf dem aktuellsten Stand zu halten. Beispielsweise durch eine Weiterbildung zum Fachwirt für Büro- oder Projektorganisation. Du kannst aber auch über ein Studium nachdenken, zum Beispiel in den Bereichen BWL, Business Administration oder VWL.

Bei Weiterbildungen unterscheiden wir zwischen 3 verschiedenen Wegen:

  • Anpassungsfortbildung
  • Aufstiegsfortbildung
  • Studium

Weiterbildung als Office Manager / Office Managerin

Bei Anpassungsfortbildungen geht es darum, dein Wissen aktuell zu halten, um beispielsweise neue Entwicklungen in Bereichen wie Korrespondenz, Büro und Sekretariat, Bürokommunikation und -technik oder Projektmanagementprogramme kennenzulernen.

Aufstiegsfortbildungen helfen dir dabei, beruflich voranzukommen und Karriere zu machen. Passend sind hier unter anderem die kaufmännischen Weiterbildungen zum Betriebswirt - Kommunikation und Büromanagement, Fachwirt - Büro- und Projektorganisation, Fachkaufmann - Personal oder zum Sekretär / zur Sekretärin.

Auch der Weg über ein Studium eignet sich. Typische Studiengänge sind:

  • Handelsbetriebswirtschaft
  • Industriebetriebswirtschaft
  • Handwerksmanagement

Nachhaltigkeit & Zukunftsaussichten als Office Manager

Office Manager und Managerinnen können enorm von der fortschreitenden Digitalisierung profitieren. Die Aufgabenbereiche werden immer komplexer und digitales Dokumentmanagement, E-Invoicing und ERP-Systeme werdenhäufiger genutzt. Sie prägen somit auch das Aufgabenfeld von Office Managerinnen. Auch bieten diverse Weiterbildungen in Zukunft die Chance, immer auf dem aktuellsten Stand zu bleiben und mit der Digitalisierung voranzuschreiten. 

Auch auf die Nachhaltigkeit hat die Digitalisierung direkten Einfluss. Immer weniger Dokumente werden ausgedruckt und in Akten oder Ordnern abgeheftet. Viele werden zunehmend digital bearbeitet und sortiert. Demnach sinkt hier der Verbrauch von Papier und Toner.

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