Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau
Erfahrungsberichte

Ich habe die Ausbildung als Veranstaltungskauffrau im August 2022 beim SVWL begonnen. Die erste Station meiner Ausbildung lag direkt im Veranstaltungsbereich. Hier habe ich einen guten Überblick über alle wiederkehrenden, aber auch über außergewöhnliche Veranstaltungen gewonnen und durfte direkt mit in die Planung einsteigen. Im Laufe der Ausbildung lernen wir aber auch viele weitere Abteilungen des Verbandes kennen. Das hilft uns, einen Einblick in die Arbeit des Verbandes zu gewinnen und auch gesetzte Abläufe zu verstehen. Zudem arbeitet der Veranstaltungsbereich mit vielen Abteilungen bei der inhaltlichen Organisation unserer Veranstaltungen zusammen. In allen Ausbildungsstationen herrschte stets ein angenehmes Arbeitsklima und ich wurde von Tag eins herzlich aufgenommen. Den Hauptteil meiner Ausbildung verbringe ich aber im Veranstaltungsbereich. Hier lerne ich verschiedenste Veranstaltungsformate wie Messen, Kongresse oder Tagungen kennen. Während meiner dreijährigen Ausbildung begleite ich die Veranstaltungen von der Idee bis zur Durchführung. Dadurch gestaltet sich die Ausbildung sehr abwechslungsreich. Mein normaler Arbeitsalltag findet zu den üblichen Berufszeiten im Verbandsgebäude statt. Das ganze Veranstaltungsteam sitzt nah zusammen, sodass wir alle immer einen guten Überblick über den Stand der einzelnen Veranstaltungen haben. Zu unseren täglichen Aufgaben zählen natürlich, Veranstaltungen zu planen und zu entwickeln, das Teilnehmermanagement zu pflegen und zu bearbeiten und jede einzelne Veranstaltung individuell vorzubereiten. In der Mittagspause treffen wir uns meistens mit allen Azubis und gehen zusammen in unserer Kantine essen. Das ist immer sehr schön und so sind bei uns auch schon echte Freundschaften entstanden. Neben dem normalen Büroalltag gibt es die Tage, an denen die Veranstaltungen stattfinden. Unsere Veranstaltungen finden im gesamten Verbandsgebiet Westfalen-Lippe statt. Vor Ort sind wir Ansprechpartner und kümmern uns um einen reibungslosen Ablauf. Uns Azubis werden beim Verband viele Chancen geboten und auch viel Freiraum gelassen. So organisieren alle Azubis gemeinsam das Betriebsfest sowie die Weihnachtsfeier als gemeinsames Projekt. Hier sind wir komplett frei in der Gestaltung und können so richtig kreativ werden. Während der Ausbildung werden uns zudem noch viele Weiterbildungsmöglichkeiten geboten. Es finden z.B. regelmäßig Excel-Schulungen und Erste-Hilfe-Kurse statt. Außerdem ermöglicht uns der Verband einen externen Einsatz während unserer Ausbildung. Das heißt, dass wir auch andere Betriebe kennenlernen können. Der Verband unterstützt mich in meiner persönlichen Weiterentwicklung. Ich habe z.B. den Wunsch geäußert, dass ich gerne einen Einblick in unsere Rechtsabteilung hätte, der normalerweise nicht während der Ausbildung vorgesehen ist. Es wurden einige Gespräche geführt und ich durfte einen Monat lang den Arbeitsalltag und die Aufgaben der Rechtsabteilung kennenlernen.

Meine Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann habe ich im August 2020 begonnen. Da der Schwerpunkt meiner Ausbildung, wie es der Name schon verrät, im Bereich Veranstaltungen liegt, war dies natürlich auch meine erste Ausbildungsstation im Verbandsgebäude. Im Laufe der Zeit lernt man allerdings auch viele verschiedene Abteilungen innerhalb des Sparkassenverbands kennen. So konnte ich einen vielfältigen Einblick in die Abläufe der verschiedenen Fachbereiche gewinnen und die Verbandsarbeit von den internen Dienstleistungen bis hin zur Gremien- und Fachausschussarbeit kennenlernen. Diese Stationen haben mir zum einen sehr geholfen, die Strukturen des Verbandes zu verstehen, und zum anderen auch dabei, den eigenen Horizont in mir zuvor unbekannten Sachverhalten zu erweitern. In all diesen Ausbildungsstationen habe ich stets ein angenehmes Arbeitsumfeld vorgefunden und wurde sofort herzlich aufgenommen. Im Veranstaltungsbereich lernt man viele verschiedene und spannende Veranstaltungen und Veranstaltungsformate kennen. Während der dreijährigen Ausbildung begleitet man viele Events von der Idee bis zur tatsächlichen Ausführung und gewinnt einen guten Einblick von der Organisation. Durch die verschiedenen Arbeitsalltage im Büro oder bei Veranstaltungen selbst gestaltet sich die Ausbildung sehr abwechslungsreich. Der typische Arbeitsalltag findet zu ganz normalen Berufszeiten bei uns im Büro statt. Hier organisieren, planen und entwickeln wir die verschiedenen Veranstaltungen, pflegen unser Teilnehmermanagement und bereiten alles Nötige für bevorstehende Veranstaltungen vor. Zu den „normalen“ Tagen im Büro kommen dann allerdings eben auch diese Veranstaltungstage. Diese sind meist im gesamten Verbandsgebiet Westfalen-Lippe verstreut. Dort begleiten wir die Veranstaltungen, stehen für alle als Ansprechpartner bereit und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Gemeinsam mit den anderen Azubis organisieren wir außerdem jährlich ein Betriebsfest und eine Weihnachtsfeier als eigenständiges Azubi-Projekt. Gerade hier wird einem viel Freiraum gelassen und man kann seine ganz eigenen Ideen einbringen. Durch Seminare, Schulungen, Vorbereitungskurse und die Möglichkeit, mich während meiner Ausbildung in einem auswertigen Einsatz auch noch einmal in einem anderen Unternehmen umzuschauen, unterstützt mich der SVWL als Auszubildender in vielen Belangen. Nach jeder Station bekommt man zudem in kleinen Feedbackgesprächen Rückmeldungen und Tipps, die für die weitere Berufslaufbahn sehr wichtig sind.

Unsere Firma sitzt in Neuwied und ist Teil einer ganz besonderen Eventwelt. Unser Hauptgebiet sind sportliche Großveranstaltungen. Aber keine Sorge, ihr müsst den Sport nicht selbst beherrschen oder super tief im Thema sein. Die Ausbildung dauert 3 Jahre und findet dual im Betrieb und im wöchentlichen Berufsschulunterricht statt. Wir haben kleine Gemeinschaftsbüros mit ca. 2 bis 3 Schreibtischen pro Büro. Allerdings wird jede:r von uns einmal in der Logistik oder in der Produktion reinschnuppern. Unsere Arbeitszeiten gestalten sich dank des New Work Konzeptes recht flexibel. Auch wir Azubis dürfen uns die Arbeitszeiten so planen, wie es optimal ist, solange unsere Arbeit pünktlich und ordnungsgemäß erledigt ist. Das ist gerade für die Klausurvorbereitungen, aber auch für Termine und die private Freizeitplanung super. Denn einen typischen Arbeitstag gibt es bei mir ohnehin nicht. Jeder Tag ist unterschiedlich und gestaltet sich durch vielfältige, neue To-dos. Ich habe sehr viel Kundenkontakt – egal ob telefonisch, per E-Mail oder Videokonferenz. Und gerade das zeichnet diese Ausbildung so aus. Wir sind immer nah an den Kund:innen und nah am Geschehen. Wir begleiten die Events von Anfang bis Ende. Es beginnt in der Regel mit einem ersten Besichtigungstermin vor Ort. Meist sind das Stadien, Sporthallen oder Sportparks. Dort finden die ersten Absprachen statt: Worum geht es? Wann soll das Event stattfinden und mit was für einem Umfang planen wir? Unsere Aufgabe ist es dann, für die Zuschauer:innen und Besucher:innen optisch das passende Gesamtbild zu schaffen. „Wow, hier bin ich beim DFB-Pokalfinale!“. Branding und Signage ist ein riesiger Bestandteil eines jeden Events. Denn wer möchte nicht mal ein Bild neben dem original DFB-Pokal machen? Genau diese Erinnerungsmomente möchten wir den Besucher:innen ermöglichen. Für uns geht es dann weiter in die genaue Planung. Wo wird welches Banner aufgehängt? Es werden Maße genommen und Layouts und Animationen erstellt. Dafür haben wir unsere eigens entwickelten Programme. Auf diese hat der jeweilige Kunde bzw. die Kundin auch immer Zugriff und es kann ein unkomplizierter Austausch stattfinden. Wenn alle nötigen Freigaben vorliegen, beginnt die Produktion. Unsere eigene Produktionsabteilung baut beispielsweise Konstruktionen, schneidet und fräst Platten, foliert, näht Banner und vieles mehr. Doch dann beginnt der meiner Meinung nach schönste Teil eines Projektes: die Montage. Zusammen mit unseren Techniker:innen und dem Projektleiterteam reisen wir zum Veranstaltungsort. Alle unsere produzierten Werbemittel werden von uns montiert. Die Tage und Nächte können hier und da mal lang werden, doch genau das macht mir so viel Spaß. Man wächst als Team zusammen und kann hinterher auf das gemeinsam vollbrachte Werk schauen. Es gibt kaum ein schöneres Gefühl, wenn man nach wochenlanger Arbeit endlich auf der Tribüne in einem ausverkauften Stadion sitzt und alle Fans gemeinsam die Hymne singen. Gänsehaut-Garantie!

Als es näher aufs Abitur zuging, war mir früh klar, was ich nach der Schule machen möchte – Eventmanagement! Aber wo? Nach 3 Praktika in dem Bereich, in verschiedenen Unternehmen, die eher durchwachsen waren, hatte ich die Hoffnung fast aufgegeben. Ich habe dann durchgeatmet, hier auf AZUBIYO nach einer Ausbildungsstelle gesucht und bin auf TIMOCOM aufmerksam geworden. Innerhalb weniger Tage, nachdem ich meine Bewerbung abgeschickt habe, hatte ich direkt eine Einladung zum Telefongespräch. Zu der Zeit, wusste ich noch nicht viel über TIMOCOM – ich hatte auch vorher nie davon gehört. Als ich dann meine Einladung zum persönlichen Kennenlernen bekommen habe, war mir direkt mit dem ersten Schritt ins Gebäude klar, hier will ich hin! Die Atmosphäre, ebenso wie die Menschen hier, begeistern einen tagtäglich. Zudem bekommt man die Chance, während der Ausbildung in alle Abteilungen sowie die im gleichen Gebäude sitzende Spedition, zu schnuppern. Während der Ausbildung lernst du also nicht nur die Inhalte deiner Ausbildung, sondern auch die Vielfalt der verschiedenen Bereiche. Zusätzlich hat man die Chance, an den verschiedensten abteilungsübergreifenden Projekten mitzuwirken. Es ist unglaublich schön zu sehen, dass man in solchen Projekten selbst als Azubi etwas bewirken kann und Verantwortungen übernehmen darf. Auch während der Coronakrise wurde einem der Rücken gestärkt. Ich konnte während dieser Zeit den Beruf als Veranstaltungskauffrau nicht wirklich ausüben und auch in dem Fall wurde eine Lösung für mich gefunden. Anstatt dass ich in Kurzarbeit gehen musste, durfte ich meine Kollegen unterstützen. Das war nur einer von vielen Momenten, in denen ich froh war bei TIMOCOM zu arbeiten.

Wir Auszubildenden bei Easyfairs durchlaufen in unseren drei Ausbildungsjahren verschiedene Abteilungen. Welche das genau sind, kann für jeden in Absprache mit unserer Ausbilderin flexibel gestaltet werden. Die ein oder andere ist dabei allerdings verpflichtend. Mein erstes Ausbildungsjahr war ich im Marketing-Team, das für drei Messen in Dortmund verantwortlich ist. Ich wurde dort bestens von meinem Onboard-Buddy in das Thema eingeführt und habe schnell Anschluss in dem besonders offenen und netten Team gefunden. Im Marketing kommen ganz verschiedene Aufgaben auf einen zu. Eine der ersten Aktionen war, dass ich ein Weihnachtsgeschenk für unsere Premium-Partner in Abstimmung mit unserer Projektleiterin planen und gemeinsam mit der Grafik umsetzen durfte. Dabei wurden mir viele Freiheiten gelassen. Als Marketing-Assistentin war ich Ansprechpartnerin für jegliche Fragen zur Messe für Besucher und Aussteller. Ich durfte federführend unseren LinkedIn Account betreuen. Das heißt einen Redaktionsplan gemeinsam mit unserer Senior-Marketing-Managerin pflegen, Postings erstellen und auch hochladen sowie alles was hineinkam, bearbeiten. Im Marketing hatten wir viele kreative Brainstormings, in denen sich jeder gleichermaßen einbringen darf. Mit unseren Service-Calls habe ich AusstellerInnen angerufen und sie marketingseitig betreut. Als Ansprechpartnerin für kleinere Sponsoring-Leistungen durfte ich zunehmend Verantwortung übernehmen. Zuarbeiten und kleine To-dos gehören zum Alltag dazu. Das Highlight des Jahres war dann, unsere Messe live mitzuerleben und das zuvor geplante dann vor Ort und in Farbe zu sehen. Jetzt bin ich schon seit bald zwei Monaten im Sales-Team, welches für dieselben Messen zuständig ist. In diesem Zeitraum waren wir schon auf einer Fremdmesse, auf der wir potenzielle Aussteller zu einer Teilnahme bei uns angesprochen haben. Danach habe ich all unsere Sales-relevanten Systeme kennengelernt, um unsere Daten richtig zu pflegen und potenzielle Aussteller anzugehen. Ziemlich bald habe ich auch schon eigene Leads erhalten, damit ich diese anrufen, von unserer Messe überzeugen und im besten Fall auch einbuchen darf. Im Sales darf man sehr eigenständig arbeiten, sollte sich gut organisieren können und motiviert dabei sein. Das Team hilft bei jeglichen Fragen weiter und versucht wirklich, einen guten Einblick in den Verkauf zu bieten. Als Nächstes werde ich unser HR-Team besuchen und werde das letzte Jahr im Operations-Team verbringen. Ich bin schon gespannt, was mich da erwarten wird.

Meine Ausbildung in diesem Unternehmen ist von einer herausragenden Unternehmenskultur geprägt, die wiederum geprägt ist von Freundlichkeit und einem kooperativen Miteinander auf Augenhöhe. Sowohl die Zusammenarbeit im Team als auch das Verhältnis zu den Vorgesetzten sind von Offenheit und Respekt gekennzeichnet. Diese Atmosphäre trägt maßgeblich dazu bei, dass ich mich sowohl fachlich als auch menschlich gut integriert fühle. Ein entscheidender Faktor für meine positive Ausbildungserfahrung ist die praxisnahe Vermittlung der Ausbildungsinhalte. Die Arbeitsbelastung ist gut ausbalanciert, und es wird darauf geachtet und stets versucht, dass Auszubildende nicht überlastet werden. Es wird stets versucht, entsprechend für Mehrarbeitszeit einen angemessenen Ausgleich zu finden. Dabei spielt das Zeitmanagement eine wichtige Rolle, das ich sowohl selbstständig entwickeln als auch durch die unterstützende Struktur des Unternehmens fördern kann. Diese Flexibilität erlaubt es mir, mich intensiv in meine Aufgaben zu vertiefen und zugleich ausreichend Zeit für meine persönliche Weiterentwicklung zu finden. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, aktiv an Veranstaltungen teilzunehmen und überall mit anzupacken. Eigenständige Projekte sind ein integraler Bestandteil meiner Ausbildung, was mir nicht nur die Chance bietet, mich kreativ einzubringen, sondern auch Verantwortung zu übernehmen. Herausforderungen werden gemeinsam im Team und in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen gemeistert, wodurch eine Atmosphäre der Zusammenarbeit und des konstruktiven Austauschs entsteht. Die Feedback-Kultur im Unternehmen ist vorbildlich. Nach Projekten erfolgt stets eine ehrliche Rückmeldung, die konstruktiv zur eigenen Weiterentwicklung beiträgt. Dies setzt sich auch in den Jahresgesprächen fort, in denen auf individuelle Bedürfnisse eingegangen wird. Die Unterstützung durch Kollegen und Ausbilder ist ein weiterer Pluspunkt meiner Ausbildung. Es herrscht eine offene Kommunikation, und ich habe stets das Gefühl, meine Anliegen und Ideen werden ernst genommen. Die Möglichkeit, sich aktiv in Aufgaben einzubringen und diese mitzugestalten, wird aktiv gefördert und ermöglicht mir, meine Fähigkeiten gezielt einzusetzen. Zusätzlich zu diesen Erfahrungen besteht die Möglichkeit, an Schulungen teilzunehmen und über eine Online-Plattform eigenständig weiterzubilden. Diese Ressourcen stehen intern zur Verfügung und ermöglichen es mir, meine Kenntnisse und Fähigkeiten kontinuierlich zu vertiefen. Insgesamt kann ich sagen, dass meine Ausbildung in diesem Unternehmen nicht nur lehrreich und praxisnah, sondern auch erfüllend und unterstützend ist. Die Vielfalt der Aufgaben, die positive Atmosphäre im Team und die umfassenden Entwicklungsmöglichkeiten machen diese Zeit zu einer bedeutenden Phase meiner beruflichen Laufbahn.

Die Ausbildung dauert 3 Jahre und findet hauptsächlich im Partyservice statt. Hier begleitet man auch einige Events & Veranstaltungen selbst mit.

In meiner Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau habe ich folgende Aufgaben: Reservierungen sowohl telefonisch als auch per E-Mail entgegennehmen Angebote für Veranstaltungen in unseren Stuben erstellen Telefonische, schriftliche und persönliche Verkaufsabsprachen mit dem Kunden treffen Ablaufplan für jede Veranstaltungerarbeiten und eine reibungslose Durchführung sicherstellen um die gesamten Vorbereitungen von Veranstaltungen kümmern sowie Menü- und Tischkarten erstellen Rechnungen kontrollieren Feedback von Gästen einholen

Der Hauptbestandteil meiner dualen Ausbildung im Mercure Hotel Hamburg City ist das Verkaufen von Tagungsräumen und der Eventlocation Kaizen. Hier finden neben Hochzeiten auch Firmenevents, Weihnachtsfeiern, Produktvorstellungen und Geburtstage statt. Durch das weite Spektrum an Privat- und Firmenveranstaltungen ist der Praxisbezug abwechslungsreich in den Berufsalltag integriert. Man lernt schnell, selbstständig zu arbeiten und Verantwortung zu tragen. Im Team findet man jedoch immer Unterstützung und kann auf gegenseitige Hilfe vertrauen. Neben dem Beruf der Veranstaltungskauffrau hat man im Mercure Hotel Hamburg City auch die Möglichkeit, das Hotelleben näher kennenzulernen. In jeder Abteilung ist man herzlich willkommen und darf vom Wissen und Können der Kollegen profitieren.