Bewerbung » Versand
Was bei der schriftlichen Bewerbung die Bewerbungsmappe, ist bei der Online-Bewerbung die PDF-Datei. Sie hält die Dokumente, also Anschreiben, Lebenslauf und gegebenenfalls Deckblatt und Motivationsschreiben, zusammen und bringt sie in ein einheitliches Bewerbungslayout. Vom Empfänger werden die Unterlagen dann so empfangen, wie sie von dir geschrieben wurden – also keine verrutschten Seitenränder, andere Schriftarten und verschobenen Zeilen- oder Seitenumbrüche mehr.
Solltest du dich fragen, inwiefern sich Bewerbungsmappen und Online-Bewerbungen voneinander unterscheiden, hilft dir folgender Text sicher weiter. Hier findest du einige Tipps zum Versand deiner Bewerbungsunterlagen, um so bei deinem potenziellen Arbeitgeber zu überzeugen und zum Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden. Außerdem erfährst du, worauf du besonders achten musst – abhängig davon, ob du deine Bewerbungsmappe per Post oder digital einreichst.
Auf welchem Weg du deine Bewerbung versenden solltest, kannst du meistens der Stellenanzeige entnehmen. Mittlerweile werden von Unternehmen immer häufiger digitale Bewerbungen gefordert, während der postalische Weg per Bewerbungsmappe immer seltener erwünscht ist.
Vor allem große und internationale Unternehmen bevorzugen mittlerweile eine digitale oder eine Online-Bewerbung. Manchmal, vor allem in kleinen oder mittelständigen Unternehmen, ist allerdings noch die klassische Variante mit Bewerbungsmappen per Post gefragt. Auch eine Bewerbung über das Bewerbungsportal eines Arbeitgebers ist möglich. Dazu kannst du deine Bewerbungsunterlagen hochladen und mit weiteren Angaben im Portal vervollständigen.
Achtung: Achte also darauf, welche Art von Bewerbung in der Stellenanzeige gefordert wird – sollst du deine Bewerbungsunterlagen digital einreichen, oder doch besser eine Bewerbungsmappe postalisch verschicken? Sollten dazu keine Angaben gemacht sein, ist die Bewerbung per Mail prinzipiell der richtige Weg. Eine Mappe solltest du ohne konkrete Aufforderung nicht verschicken!
Informationen zur digitalen Bewerbung
Viele Unternehmen bevorzugen mittlerweile die Bewerbung per Mail. Reichst du deine Bewerbung digital ein, ist sie meistens mit weniger Aufwand verbunden als die klassische Bewerbungsmappe. Allgemein ist der Bewerbungsprozess kürzer, wenn du deine Unterlagen auf diese Weise einreichst.
Die digitale Bewerbung unterscheidet sich im Grunde nicht groß von der klassischen Bewerbungsmappe, die du per Post verschickst. Im Prinzip erstellst du also einfach eine digitale Bewerbungsmappe.
Häufig wird bei der Online-Bewerbung auf ein Deckblatt und somit ein Bewerbungsfoto verzichtet. Ansonsten ähneln Unterlagen und Reihenfolge in deiner digitalen Bewerbung den klassischen Bewerbungsmappen: Auf dein Anschreiben folgt dein Lebenslauf, daraufhin – falls gefordert – dein Motivationsschreiben und ein Anhang mit deinen Anlagen. Damit der Personaler keine unzähligen Dateien erhält, werden Anschreiben, Lebenslauf und weitere Unterlagen zu einer PDF-Datei zusammengeführt.
Hier noch einige Tipps, die du für das Anschreiben, den Lebenslauf und den Anhang bei deiner digitalen Bewerbung berücksichtigen solltest:
Anschreiben: Das Anschreiben in deiner digitalen Bewerbung ist im Grunde genauso aufgebaut wie in deiner Bewerbungsmappe. Allerdings kannst du dir überlegen, ob du auf den Briefkopf verzichten und deine Kontaktdaten und Adresse kleiner in der Kopfzeile angeben möchtest. Deine elektronische Signatur als Scan unter deinem Text wirkt besonders professionell.
Lebenslauf: Reichst du deinen Lebenslauf digital ein, kann es sein, dass die Datei mit einem Tool auf Daten gescannt wird – das sogenannte CV Parsing. In diesem Fall solltest du darauf achten, Standartformulierungen in deinem Lebenslauf zu benutzen und z. B. auf grafische Angaben zu verzichten. Du willst schließlich nicht, dass deine digitale Bewerbungsmappe ad acta gelegt wird, weil die Daten aus deinem Lebenslauf nicht erfasst werden.
Anhang: Pass auf, dass deine Bewerbungsmappe im PDF-Format nicht die Maximalgröße übersteigt. Bei 5 MB ist Schluss! Je kleiner die Datei ist, desto besser. Entscheide dich also nur für die wichtigsten Unterlagen, die die Stationen aus deinem Lebenslauf und deinem Bewerbungsschreiben belegen und füge sie als Anhang bei.
Tipp: Wie erstelle ich eine einzelne PDF-Datei aus mehreren Dokumenten? Um die einzelnen Dateien deiner Bewerbung zu einer PDF-Datei zusammenzufügen, gibt es kostenlose PDF-Konverter (z. B. Small PDF, I love PDF), die über die Druckfunktion PDFs erstellen und diese und andere Dokumente (z. B. gescannte Zeugnisse) zu einer Datei miteinander verbinden.
Die Bewerbung über den digitalen Weg zu verschicken, stellt häufig die einfachste Lösung für Bewerber und Personaler da. Doch auch hier gibt es einige Dinge, die du beim Erstellen deiner Nachricht an deinen potenziellen Arbeitgeber beachten solltest. Reichst du deine Bewerbungsmappe per Mail ein, solltest du also folgende Tipps bedenken.
E-Mail: Genauso wie im Anschreiben solltest du auch in deiner Mail wissen, wer dein Ansprechpartner oder deine Ansprechpartnerin ist und diese in deiner Nachricht adressieren. Beginne deine Nachricht also nicht mit „Sehr geehrte Damen und Herren“, sondern mit „Sehr geehrte/r Herr/Frau XY“. Gib in deinem Text die wichtigsten Informationen an – wer du bist und für welchen Job du dich bewirbst. Außerdem sollte dein Text auf den Anhang verweisen, der deine Unterlagen umfasst.
Datei: Überlege, wie du die Datei benennst. Damit der Personaler dein Bewerbungsschreiben einfach wiederfinden kann, solltest du deinen Namen verwenden.
Überprüfe die Eigenschaften der Datei und die einzelnen Unterlagen, bevor du deine Bewerbung losschickst.
Kontrolliere noch einmal die Größe deiner digitalen Bewerbungsmappe.
Sende dir selbst eine Probe-Nachricht zu und überprüfe, ob alles ankommt. Oft passiert es, dass man auf Anlagen hinweist, die man versehentlich nicht eingefügt hat.
Bevor du deine Bewerbung per E-Mail verschickst, solltest du sicherstellen, dass du eine*professionelle E-Mail-Adresse als Absender* benutzt. Am besten eignet sich eine Kombination aus deinem Vor- und Nachnamen.
Vor allem in großen Unternehmen hast du manchmal die Möglichkeit, deine Bewerbung über ein Bewerberportal einzureichen. Unternehmen haben so die Chance, die Bewerber und Bewerberinnen schneller und besser miteinander vergleichen zu können.
Reichst du deine Bewerbung über ein Bewerberportal ein, musst du meistens Eingabemasken ausfüllen. Hier machst du Angaben über deine Kontaktdaten, deine bisherige schulische Bildung und deinen höchsten Abschluss.
Neben den Masken hast du häufig auch die Möglichkeit, Freitextfelder auszufüllen. Hier kannst du zum Beispiel einen Text zu deinen Hobbys oder einen Text zu deinen beruflichen Zielen erstellen oder aber du fügst dein Anschreiben oder Motivationsschreiben in die Felder ein.
Manchmal kannst du deine Dokumente auch als Anhang hochladen, statt deinen Text in Freitextfelder einzugeben. Zu deinen Unterlagen zählen neben Lebenslauf und Anschreiben deine Zeugnisse und – falls vorhanden – Arbeitsproben oder Abschlussarbeiten. Ab und zu ist auch hier ein Motivationsschreiben gewünscht. Auf ein Deckblatt hingegen wird in der Regel bei der Online-Bewerbung über ein Portal verzichtet.
Informationen zur postalischen Bewerbung
Eine Bewerbungsmappe ist die klassischste Form der Bewerbung. Unternehmen präferieren zwar meistens die Online-Bewerbung, doch ab und zu ist auch die Bewerbungsmappe erwünscht.
Achtung: Verschicke eine Bewerbungsmappe nur dann, wenn du sicher sein kannst, dass dies ausdrücklich verlangt ist.
Genaue Tipps zum Aufbau und Inhalt von Bewerbungsmappen und Bewerbungsunterlagen findest du hier:
Bewerbungsmappe: Möchtest du deine Bewerbungsunterlagen per Post versenden, empfiehlt es sich, Bewerbungsmappen zu verwenden. In Bewerbungsmappen fügst du deine Bewerbungsunterlagen wie Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und den restlichen Anhang zusammen.
Welche Mappe eignet sich am besten für meine Bewerbungsunterlagen? Am häufigsten werden Klemmordner, zweifach aufklappbare Mappen aus Karton oder Mappen mit Sichtfenster verwendet. Von dreiteiligen aufklappbaren Bewerbungsmappen ist in der Regel abzuraten, da diese in der Handhabe meist unpraktisch sind.
Reihenfolge: Die Reihenfolge deiner Mappe unterscheidet sich im Wesentlichen nicht sonderlich vom Aufbau deiner Online-Bewerbung: Deckblatt, Lebenslauf, Motivationsschreiben und Anlagen wie Schul- oder Ausbildungszeugnisse. Das aktuelle Zeugnis kommt nach vorne. Achte beim Anhang darauf, dass die Unterlagen relevant für die Stelle sind. Obenauf in der Mappe liegt lose das Anschreiben. Unter den Text deines Bewerbungsschreibens setzt du eine handschriftliche Signatur.
Deckblatt: Man kann die Bewerbung auch mit einem persönlichen Deckblatt einleiten, um sich von anderen Bewerbern abzuheben. Während das Deckblatt in Online-Bewerbungen nur noch selten benutzt wird, ist es beim Erstellen von Bewerbungsmappen nach wie vor beliebt. Für einen Ausbildungsplatz und als Berufsanfänger ist es aber nicht unbedingt notwendig. Solltest du ein Deckblatt verwenden, enthält es deinen Namen, den Titel „Bewerbung …“ und dein Bewerbungsfoto. In der Bewerbungsmappe wird das Deckblatt als erste Seite vor dem Lebenslauf eingefügt.
Briefumschlag: Verwende auf jeden Fall einen großen Briefumschlag (DIN C4), damit deine Bewerbung nicht geknickt wird. Außerdem sollte er unbenutzt, sauber und ordentlich sein. Wenn du die Adresse des Empfängers richtig platziert hast, bietet sich ein Fensterkuvert an. So sparst du dir die Beschriftung, da die Adresse automatisch richtig im Fenster erscheint.
Frankierung: Du musst den Umschlag ausreichend frankieren und an den richtigen Ansprechpartner des Unternehmens adressieren. Vergiss deine eigene Adresse nicht und achte auch hier darauf, dass du keine Schreibfehler machst.
Tipps, damit deine Mappe unter vielen Bewerbungsmappen heraussticht: Damit deine Bewerbung unter der Vielzahl von Bewerbungen auffällt, kannst du zum Beispiel hochwertiges Papier benutzen – damit zeigst du dein Engagement. Empfehlenswert ist es auch, deine Unterlagen im Kopierladen drucken zu lassen, damit die Kopien sauber und ordentlich wirken. Je nachdem in welcher Branche du dich bewirbst, kannst du das Design deiner Mappe auch etwas kreativer gestalten, zum Beispiel mit etwas Farbe.
Achtung: Der erste Eindruck von dir beim Personaler ist abhängig von deiner Mappe. Stelle also sicher, dass deine Mappe sauber und ordentlich wirkt. Knicke, Flecke oder Eselsohren sind für viele Personaler ein No-Go. Überlege außerdem, ob deine Mappe zum Arbeitgeber passt – ein besonders umweltfreundliches Unternehmen freut sich vermutlich mehr über eine Mappe aus Karton als aus Plastik.
Fazit & weitere Informationen
Jetzt weißt du, wie du eine Online-Bewerbung erstellen kannst und wie die klassischen Bewerbungsmappen aufgebaut sind.
Suchst du nun noch nach Tipps, wie du ein Anschreiben oder einen Lebenslauf schreiben kannst? Dann schau dir doch mal einige Muster und Vorlagen zum Thema an. Unter Download findest du Muster zum Bewerbungsschreiben oder Muster zu deinem Lebenslauf. Auch für das Deckblatt für deine Bewerbungsmappe findest du dort eine Vorlage. Noch unsicher? Dann nutze auch die Muster zur Checkliste für Anschreiben und Lebenslauf, um auf Nummer sicher zu gehen und nichts in deiner Bewerbung zu vergessen.
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