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Bewerbungsunterlagen: Bestandteile und Reihenfolge

Junge Frau erstellt Bewerbungsunterlagen am Laptop

Was gehört in die Bewerbungsunterlagen?

Das Erstellen von Bewerbungsunterlagen zählt zu den entscheidenden Schritten, die du auf dem Weg zu einer erfolgreichen Bewerbung unternehmen musst. In einer Zeit, in der der erste Eindruck oftmals digital entsteht, spielt die Qualität und Vollständigkeit deiner Dokumente eine maßgebliche Rolle. Dein potenzieller Arbeitgeber erstellt sich ein Bild von dir, lange bevor er dir tatsächlich begegnet. Daher müssen deine Bewerbungsunterlagen nicht nur lückenlos, sondern auch ansprechend und übersichtlich gestaltet sein. Besonders wichtig ist es, die passenden Dokumente sorgfältig auszuwählen, um deine Kompetenzen und Erfahrungen optimal zu präsentieren. Folgende Dokumente können Teil deiner Bewerbungsmappe sein:

Um sicherzustellen, dass du mit deinen Bewerbungsunterlagen aus der Masse herausstichst, ist eine intensive Auseinandersetzung mit jedem Dokument erforderlich.

Das Anschreiben

Die erste Seite in deiner Bewerbung ist das Anschreiben, das auch als Bewerbungsschreiben bekannt ist. Dieses Anschreiben fertigst du für jede Bewerbung individuell an, denn du wirst dich ja bei verschiedenen Unternehmen bewerben. Du schneiderst das Anschreiben sowohl auf den Beruf, als auch auf das Unternehmen zu.

Mit dem Anschreiben begründest du, warum du dich perfekt für die Stelle und das Unternehmen eignest und erklärst, dass du die passende Erfahrung für die Ausbildung hast. Im Anschreiben erklärst du zum Beispiel, welche Fähigkeiten und Kenntnisse du mitbringst, die für das Unternehmen und den Arbeitsalltag hilfreich sind.

Bei der Erstellung des Anschreibens solltest du die DIN 5008 berücksichtigen. Kopiere die Vorlage für das Anschreiben oder andere Vorlagen nicht einfach 1:1, sondern fülle sie mit deinen eigenen Informationen, sodass deine Bewerbungsunterlagen individuell an den Ausbildungsplatz, für den du dich bewirbst, angepasst ist.

Dein Lebenslauf

Neben dem Anschreiben gehört ein Lebenslauf zu den wichtigsten Unterlagen in der Bewerbung. In der Regel erwarten Arbeitgeber, dass es sich beim Lebenslauf um einen tabellarischen Lebenslauf handelt. Bei der Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen befindet sich der Lebenslauf hinter deinem Anschreiben – er ergänzt das Anschreiben. Der Lebenslauf ist eine gute Möglichkeit für das Unternehmen, um deinen bisherigen Werdegang und deine Kenntnisse schnell und übersichtlich zu erfassen. Denn im Lebenslauf gibst du deine Schullaufbahn, eventuelle Praktika und deine bisherigen Arbeitgeber an. Auch Hobbys im Lebenslauf können beim Arbeitgeber gut ankommen, allerdings solltest du hier ein paar Sachen beachten.

Je nach deinem Alter und deinen beruflich relevanten Erfahrungen kann ein Lebenslauf bis zu 3 Seiten lang sein. Wenn du ein Berufseinsteiger bist und dich für deine Ausbildung bewirbst, umfasst dein Lebenslauf üblicherweise eine Seite.

Es gilt, im Lebenslauf deine Kenntnisse übersichtlich darzustellen, sodass der Arbeitgeber auf einen Blick erkennen kann, was du mitbringst. Deswegen solltest du deinen Werdegang stichpunktartig oder in kurzen Sätzen darstellen. Ein tabellarischer Lebenslauf ist aus diesem Grund sehr beliebt.

Deine Zeugnisse

Zu den vollständigen Bewerbungsunterlagen gehören auch deine Zeugnisse. Bewirbst du dich direkt nach dem Schulabschluss für einen Ausbildungsplatz, legst du der Bewerbung deine Schulzeugnisse bei.

Grundsätzlich gilt: Keine Bewerbung ohne Zeugnisse. Die Zeugnisse ermöglichen eine Beurteilung deiner Qualifikationen und Kenntnisse. Das letzte Schulzeugnis darf daher nicht fehlen.

Neben deinen Schulzeugnissen kannst du, wenn vorhanden, andere Zeugnisse beilegen. Hast du zum Beispiel für deinen Nebenjob oder dein Praktikum ein Zeugnis erhalten? Dann solltest du das ebenfalls zu deinen Bewerbungsunterlagen hinzufügen. Du stehst bereits im Berufsleben und bewirbst dich auf eine neue Stelle? In diesem Fall gehören die Arbeitszeugnisse vorheriger Arbeitgeber in deine Unterlagen für die Bewerbung.

Werden bestimmte Zeugnisse für deine Ausbildung gefragt, so wird das Unternehmen das in der Stellenanzeige auch angeben.

Bewerbungsunterlagen Grafik

Welche Anlagen gehören in eine Bewerbung?

Für eine umfangreiche Bewerbung für eine Ausbildung kannst du weitere Bewerbungsunterlagen hinzufügen. Dies können zum Beispiel Zertifikate über Seminare oder Sprachkurse sein. Wichtig für diese Unterlagen ist, dass diese für den Job, bzw. die Ausbildung oder den Beruf, relevant sind. Mit unnötigen Bewerbungsunterlagen kannst du die Personaler schnell langweilen und ein schlechtes Bild auf dich werfen. Folgende Bewerbungsunterlagen können zu einer Bewerbung gehören, sind aber kein Muss.

Deckblatt

Ob du für deine Bewerbung ein Deckblatt verwendest oder nicht, entscheidest du selbst. Mit dem Deckblatt erhält der Arbeitgeber einen schnellen Überblick über deine Person. Wenn du deine Bewerbung mit einem Deckblatt versehen möchtest, beachte die Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen. Das Deckblatt kommt hinter dein Anschreiben und vor den tabellarischen Lebenslauf.

Bewerbungsfoto

Bewerbungsfoto als Teil der Bewerbungsunterlagen

Ein Bewerbungsfoto gehört nicht zwingend in eine Bewerbung. Aufgrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) musst du in Deutschland kein Foto zu deinen Unterlagen legen. Entscheidest du dich für ein Bewerbungsfoto, solltest du darauf achten, dass es sich um ein professionelles Bewerbungsfoto handelt – am besten lässt du es von einem Profi machen.

Motivationsschreiben

Das Motivationsschreiben ist auch als „dritte Seite“ der Bewerbung bekannt, denn es steht nach dem Anschreiben und Lebenslauf. In einem Motivationsschreiben beschreibst du, warum genau du richtig für die Stelle bist. Im Gegensatz zum Bewerbungsschreiben, wo du auch auf den gewünschten Beruf, deine schulische Laufbahn und das Unternehmen eingehst, geht es im Motivationsschreiben vorrangig um deine persönliche Motivation.

Ein Motivationsschreiben solltest du deiner Bewerbung nur dann beifügen, wenn das Unternehmen das ausdrücklich in der Stellenanzeige verlangt.

Die Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen

Beim Erstellen deiner Bewerbungsunterlagen ist es entscheidend, eine strukturierte und durchdachte Reihenfolge einzuhalten. Die übliche Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen sieht folgendermaßen aus:

  1. Anschreiben
  2. Deckblatt
  3. Lebenslauf
  4. Anhang (Zeugnisse, Zertifikate, Referenzen)

Die Reihenfolge ist nicht nur entscheidend, weil es einen professionellen Eindruck hinterlässt, sondern auch weil es dem Personalverantwortlichen erleichtert, alle wichtigen Informationen schnell und einfach zu finden. Eine klar gegliederte Bewerbung kann den Unterschied machen und die Chancen erhöhen, zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden. Stelle sicher, dass deine Bewerbung eine zusammenhängende Geschichte erzählt, die deine beruflichen Ziele und dein Engagement unterstreicht.

Wie verschicke ich meine Bewerbungsunterlagen?

Die Entscheidung für den richtigen Versandweg deiner Bewerbungsunterlagen kann entscheidend sein, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Manche Firmen bevorzugen die digitale Übermittlung, während andere die klassische Post bevorzugen. Hier erfährst du, wie du beides korrekt handhabst.

In der heutigen Zeit ist es sehr verbreitet, Bewerbungen auf digitalem Weg einzureichen, da dies den gesamten Prozess vereinfacht. Meist hast du die Möglichkeit, entweder per E-Mail oder über spezielle Bewerbungsportale deine Unterlagen zu versenden. Es ist wichtig, die Stellenausschreibung sorgfältig zu lesen, da sie oft Hinweise auf die bevorzugte Bewerbungsform enthalten kann. Gibt es keine speziellen Hinweise, ist eine E-Mail Bewerbung häufig eine gute Wahl.

  • Per E-Mail: Es ist entscheidend, alle relevanten Dokumente, wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse, in einer einzigen PDF-Datei zusammenzufassen. Diese Datei sollte nicht größer als 5 MB sein, um den reibungslosen Versand zu gewährleisten. Ein klarer Dateiname wie „Bewerbung_Vorname_Nachname.pdf“ hilft, deine Bewerbung leicht zuzuordnen. Die E-Mail sollte mit einer persönlichen Begrüßung beginnen, und es ist wichtig, die genaue Stellenbezeichnung sowie eventuell angegebene Referenznummern in der Betreffzeile zu nennen.

  • Über Bewerbungsportale: Einige Unternehmen bieten eigene Portale an, über die du deine Unterlagen direkt hochladen kannst. Beim Ausfüllen des Online-Formulars solltest du besonders darauf achten, alle Pflichtfelder korrekt auszufüllen und die Dokumente in der richtigen Reihenfolge hochzuladen.

Trotz der voranschreitenden Digitalisierung gibt es noch immer Unternehmen, die eine klassische Bewerbung per Post schätzen. Wenn du diesen Weg wählst, solltest du einige wesentliche Dinge beachten:

  • Bewerbungsmappe: Eine ordentliche und gut gepflegte Bewerbungsmappe hinterlässt einen professionellen Eindruck. Verwende dabei immer Kopien deiner Originaldokumente, um den Verlust wichtiger Unterlagen zu vermeiden.

  • Verpackung: Ein stabiler, weißer DIN B4-Umschlag mit verstärktem Rücken bietet ausreichenden Schutz vor Beschädigungen auf dem Versandweg.

  • Porto und Adressierung: Achte darauf, dass der Umschlag korrekt frankiert ist. In Deutschland kostet ein Großbrief 1,45 €. Sowohl die Empfängeradresse als auch deine eigene Adresse sollten deutlich lesbar sein.

Unabhängig davon, ob du die digitale oder die klassische Methode wählst, ist es entscheidend, dass deine Bewerbung vollständig, fehlerfrei und professionell präsentiert wird. So erhöhst du deine Chancen, zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden.

Bewerbungsunterlagen für einen Nebenjob

Wenn du eine Nebenjob Bewerbung brauchst, reicht es in vielen Fällen aus, eine Kurzbewerbung zu verschicken, die deine Kenntnisse kurz und knapp wiedergibt. Du wirst in der Stellenanzeige um eine Kurzbewerbung gebeten? Dann solltest du dich daran halten und keine vollständige Bewerbung schicken.

Was sind die häufigsten Fehler in Bewerbungsunterlagen?

Bei der Erstellung von Bewerbungsunterlagen können verschiedene Fehler auftreten, die den Erfolg erheblich beeinträchtigen können. Zu den häufigsten Fehlern zählen:

  • Rechtschreib- und Grammatikfehler: Diese wirken unprofessionell und können den Eindruck erwecken, dass der Bewerber sich nicht ausreichend Mühe gegeben hat.

  • Unvollständige Unterlagen: Fehlende Dokumente oder Anlagen lassen möglicherweise darauf schließen, dass der Bewerber unorganisiert ist oder wichtige Informationen absichtlich zurückhält.

  • Unprofessionelles oder unpassendes Bewerbungsfoto: Dies kann einen negativen Eindruck hinterlassen und sich negativ auf die Bewerbung auswirken.

  • Uneinheitliche Gestaltung der Unterlagen: Unterschiede in Schriftarten, -größen oder Formaten erzeugen einen chaotischen Gesamteindruck.

  • Verwendung von Floskeln und Standardformulierungen: Allgemeine Phrasen wie "Ich bin teamfähig" ohne konkrete Beispiele wirken unglaubwürdig und wenig überzeugend.

  • Fehlende Individualisierung des Anschreibens: Ein standardisiertes Anschreiben, das keinen Bezug zum Unternehmen oder zur Stelle nimmt, kann den Eindruck vermitteln, dass sich der Bewerber nicht ausreichend mit der Position auseinandergesetzt hat.

  • Falsche oder fehlende Kontaktdaten: Solche Fehler verhindern die Erreichbarkeit des Bewerbers und können daher den gesamten Bewerbungsprozess gefährden.

  • Unpassende Betreffzeile: Eine unklare oder fehlende Betreffzeile führt möglicherweise dazu, dass die Bewerbung übersehen wird.

  • Unvollständige oder falsche Angaben im Lebenslauf: Unstimmigkeiten oder Lücken können Zweifel an der Ehrlichkeit und Zuverlässigkeit des Bewerbers aufkommen lassen.

  • Doppelseitiges Bedrucken von Seiten: Bewerbungsunterlagen sollten stets auf Einzelblättern gedruckt werden; ein doppelseitiges Druckverfahren ist zu vermeiden.

Durch sorgfältige Vorbereitung und die Beachtung dieser Punkte kann die Qualität der Bewerbungsunterlagen erheblich verbessert werden und die Chancen auf einen erfolgreichen Bewerbungsprozess steigen.

Fazit: Deshalb sind Bewerbungsunterlagen so entscheidend

Insgesamt sind Bewerbungsunterlagen entscheidend für deinen Erfolg bei der Stellensuche. Sie bieten dir die Chance, deine Qualifikation und Motivation hervorzuheben. Ein überzeugendes Anschreiben, ein lückenloser Lebenslauf und relevante Zeugnisse sind essenzielle Bestandteile. Achte darauf, jedem Dokument eine persönliche Note zu verleihen, um dich von anderen Bewerbern abzuheben. Ein professionelles und gut strukturiertes Auftreten kann den Unterschied machen und dir Türen zu neuen Berufsmöglichkeiten öffnen.

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Bildnachweis: „Junge Frau erstellt Bewerbungsunterlagen am Laptop“ © Andrei – stock.adobe.com, „Bewerbungsfoto als Teil der Bewerbungsunterlagen“ ©contrastwerkstatt - stock.adobe.com