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Sachbearbeiter / Sachbearbeiterin
Ausbildung & Beruf

Du möchtest einen vielseitigen Beruf ausüben und Verantwortung übernehmen? Abwechslungsreiche und spannende Aufgaben sind dir genauso wichtig wie Routine bei der Arbeit? Du bist gut organisiert und arbeitest konzentriert? Dann ist die Sachbearbeiter Ausbildung genau richtig für dich. Was du in diesem Beruf machst und wie die Ausbildung ist, erfährst du hier.

Berufsbild Sachbearbeiter / Sachbearbeiterin

Was macht ein Sachbearbeiter (m/w/d)?

Für die Sachbearbeiter bzw. Sachbearbeiterin Ausbildung kannst du dich auf spezielle Bereiche fokussieren. Von dieser Spezialisierung hängen auch die konkreten Aufgaben in deinem zukünftigen Arbeitsalltag ab. In der Ausbildung stehen dir beispielsweise die Bereiche Einkauf, Personalwesen und Rechnungswesen als Spezialisierungsrichtung zur Verfügung. Sachbearbeiter sind in unzähligen Bereichen zu finden und hauptsächlich mit der Organisation von Informationen beauftragt. Du arbeitest in diesem Beruf vorrangig in einem Aufgabenbereich, der deiner Spezialisierung entspricht.

Im Bereich Personalwesen kümmerst du dich beispielsweise um personellen Zuwachs für das Unternehmen. Du kannst eine Vorauswahl bei neuen Mitarbeitern treffen und mit der entsprechenden Fachabteilung die Entscheidung besprechen. Weiterhin kümmerst du dich um die Belange der Mitarbeiter und stehst als Ansprechpartner zur Verfügung.

Lohn- und Gehaltsabrechnungen übernehmen Bei Fragen als Ansprechpartner dienen Termine für Bewerbungsgespräche festlegen Kosten kalkulieren Bestellungen erfassen

Wo arbeitet ein Sachbearbeiter?

Nachdem du die Sachbearbeiter Ausbildung erfolgreich meistern konntest, stehen dir viele Türen offen. Denn mit diesem Beruf kannst du in fast jedem Unternehmen tätig sein. Die Branche kannst du dir beinahe komplett frei aussuchen und dabei deine eigenen Vorlieben mit einfließen lassen. Egal ob im Handel, Fahrzeugbau oder im Bereich der Immobilien – nach der Ausbildung zum Sachbearbeiter sind viele Branchen möglich.

Dein Arbeitsplatz im Unternehmen wird vorrangig in einem Büro an einem Computer sein. Du arbeitest viel am Computer und erstellst beispielsweise Dokumente oder Kalkulationen. Das Telefon gehört ebenfalls zu deiner Ausstattung am Arbeitsplatz. Angst vor dem Telefonieren solltest du daher nicht haben.

Ausbildung zum Sachbearbeiter / zur Sachbearbeiterin

Wie läuft die Ausbildung zum Sachbearbeiter ab?

Die Dauer deiner Ausbildung ist unterschiedlich und von den Anbietern sowie dem Zeitmodell abhängig. Die Anbieter für die Ausbildung bieten dir verschiedene Zeitmodelle an, die sich im wöchentlichen Umfang und der Gesamtdauer unterscheiden. Entscheidest du dich für die Ausbildung in Vollzeit, wirst du die Ausbildung in 4 und 6 Monaten abschließen können. In Teilzeit kann die Sachbearbeiter Ausbildung hingegen 9 bis 15 Monate betragen. Zusätzlich bieten verschiedene Anbieter einen Fernlehrgang an, dessen Dauer bis zu 12 Monate beträgt. Bei der Ausbildung in Teilzeit oder über den Fernlehrgang hast du den Vorteil, dass du den Lehrgang neben deinem Beruf absolvieren kannst.

Welche Fähigkeiten braucht ein Sachbearbeiter?

Für die Ausbildung und den Berufsalltag als Sachbearbeiter bzw. Sachbearbeiterin ist es empfehlenswert, wenn dir die Arbeit am Computer leichtfällt. Außerdem solltest du für den Beruf konzentriert und fokussiert arbeiten können. Dies ist besonders bei Routineaufgaben nötig, damit keine Fehler passieren. Hierfür ist es vorteilhaft, wenn du ein Organisationstalent bist. Als Sachbearbeiterin wirst du viel Verantwortung tragen und damit solltest du gut umgehen können.

Da du täglich Dokumente, Schriftstücke oder Vertragsdokumente erstellst, solltest du über eine gute Rechtschreibung verfügen. Mathematische Fähigkeiten sind bei den täglichen Aufgaben genauso wichtig wie die Fähigkeit einer guten Kommunikation. Telefonate und Gespräche begleiten dich ebenfalls täglich.

Welche Voraussetzungen braucht man für die Sachbearbeiter Ausbildung?

Für die Sachbearbeiter Ausbildung kannst du dich selten direkt in einem Unternehmen bewerben. Denn diesen Beruf erlernst du nicht über den klassischen Weg einer schulischen Ausbildung oder einer dualen Ausbildung. Die Ausbildung zum Sachbearbeiter ist bei verschiedenen Bildungsanbietern möglich und endet mit einer Abschlussprüfung. Das bedeutet für dich, dass du den Beruf über eine Weiterbildung erlernen kannst.

Für diese Weiterbildung solltest du bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Welche dies sind, ist bei jedem Anbieter unterschiedlich festgelegt. Während manche Anbieter eine abgeschlossene Ausbildung in einem Büroberuf fordern, kann dies bei anderen Anbietern nicht erforderlich sein. Für die Ausbildung kann es vorteilhaft sein, wenn du vorab über Kenntnisse im kaufmännischen Bereich verfügst.

Blick hinter die Kulissen: Erfahrungsberichte von Azubis

Antonia - Azubi bei der MADSACK Mediengruppe
Antonia MADSACK Mediengruppe

Warum hast du dich für diese Ausbildung entschieden? Ich habe mich für die Ausbildung entschieden, weil ich schon immer Interesse an der Personalarbeit hatte. Zudem habe ich in anderen Unternehmen in die Arbeit reingeschnuppert und mein Interesse hat sich dann nochmals bestätigt. Danach habe ich mich auf die Suche nach Ausbildungsplätzen in diesem Beruf gem...

Sean - Azubi bei der HiPo Executive GmbH
Sean HiPo Executive GmbH

Ich habe mich gefragt, was ich nach der Schule machen will… Mein Vater hat mir dann mal genau beschrieben, was er beruflich macht – das fand ich dann so interessant, dass ich es auch machen wollte. Mit ihm zusammen habe ich mich dann umgeschaut. Meine Taktik war: viele Gespräche und dann einfach entscheiden – der Plan ging nicht auf. Es war gar nicht so einf...

Maleen - Azubi bei der HiPo Executive GmbH
Maleen HiPo Executive GmbH

Ich hatte vorher schon eine andere Berufsausbildung gemacht und habe dann aber durch die Freundin meines Bruders (ist in HR) mehr über das Berufsfeld erfahren. Ich habe mich dann ausführlich darüber informiert und fand es sehr spannend. Über Azubiyo habe ich die Ausbildung bei der HiPo entdeckt. Ich hatte schon bei dem Profil ein sehr gutes Gefühl, da es sic...

Luis - Azubi bei der Qvest GmbH
Luis Qvest GmbH

Ich habe meine Ausbildung im August 2021 bei der Qvest GmbH in der Personalabteilung angetreten. In dem Unternehmen bin ich der erste Auszubildende der HR-Abteilung und bin einer der wenigen Azubis, der nicht in seiner Zeit jede Abteilung durchläuft, sondern direkt in der Zielabteilung startet. Ich habe mich für diese Ausbildung entschieden, da mich vor alle...

Sarah – Auszubildende bei der pluss Personalmanagement GmbH
Sarah pluss Personalmanagement GmbH

Sarah (20) hat gerade ihre Ausbildung zur Personaldienstleistungskauffrau begonnen. AZUBIYO berichtet sie, warum sie sich für die pluss Personalmanagement GmbH entschieden hat. „Für den Einstieg in das Berufsleben entschied ich mich für eine Ausbildung bei pluss Personalmanagement GmbH, da ich bereits zuvor ein Praktikum absolvierte und mir das weite Spektr...

B
Beatrice Prodware Deutschland AG

Ich habe vorher schon eine andere Berufsausbildung abgeschlossen und im Office Management gearbeitet. Durch diesen Job hatte ich die Möglichkeit, die HR-Abteilung zu unterstützen. So habe ich meine Leidenschaft für dieses Berufsfeld gefunden und eine Umschulung in der Personaldienstleistung begonnen. Über Azubiyo habe ich die Ausbildung bei der Prodware AG ...

C
Charlotte WISAG Elektrotechnik Holding GmbH & Co. KG

Letztes Jahr habe ich erfolgreich mein Abitur absolviert und wusste danach nicht genau, was ich später gerne mal machen möchte. Im Frühjahr 2023 habe ich mich dazu entschieden, auf das Azubi-Speed-Dating in Düsseldorf gehen und bin dann auf die WISAG Elektrotechnik gestoßen. Dort haben wir ein sehr angenehmes Gespräch geführt und ich wurde auch direkt in die...

L
Linda RGF Staffing Germany GmbH

Linda (25) macht eine Ausbildung zur Personaldienstleistungskauffrau bei USG People und befindet sich derzeit im 1. Ausbildungsjahr. AZUBIYO hat sie von ihren ersten Eindrücken berichtet.„Für den Beruf als Personaldienstleistungskauffrau habe ich mich entschieden, da ich beruflich gerne im Personalwesen tätig sein möchte. Ich arbeite gerne mit Menschen und b...

F
Florian pluss Personalmanagement GmbH

Florian (25) absolviert gerade seine Ausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann bei der pluss Personalmanagement GmbH in Hamburg. Hier berichtet er AZUBIYO von seinen ersten Eindrücken. „Auf die Ausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann bin ich durch meinen Bruder aufmerksam geworden, der diesen Beruf schon seit einigen Jahren ausübt. In den zwe...

28 freie Stellen finden
Lina - Azubi bei der DHL Hub Leipzig GmbH
Lina DHL Hub Leipzig GmbH

Meine bisherige Zeit bei DHL ist geprägt von der Freundlichkeit der Mitarbeitenden in diesem Unternehmen sowie dem Vertrauen, das uns unsere Ausbilder ab Tag eins vermittelt haben und von Glücksgefühlen, weil ich endlich einen Ort gefunden habe, wo sich meine Interessen und Fähigkeiten entfalten können. In meiner Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement h...

Clara - Azubi bei der Flughafen Düsseldorf GmbH
Clara Flughafen Düsseldorf GmbH

Mein Name ist Clara, ich bin 20 Jahre alt und mache am Flughafen Düsseldorf meine Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement. Da ich mich nicht nur sehr für organisatorische Tätigkeiten begeistere, sondern auch viel Spaß an Aufgaben aus dem Bereich Verwaltung, Kommunikation und Personalmanagement habe, war für mich klar, dass ich nach meinem Abitur gerne in...

A
Amanda Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein

Meine Ausbildung hier bei der KV Nordrhein habe ich im August 2023 begonnen. Der Bewerbungsprozess zuvor verlief super schnell und unkompliziert. Ich habe mich sehr gefreut, ein Teil dieses großen Unternehmens zu werden. Seit Beginn meiner Ausbildung habe ich schon mehrere Abteilungen und die damit verbundenen Tätigkeiten kennenlernen dürfen.

L
Lara Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA)

Nach dem Abbruch meines Studiums wollte ich gerne eine Ausbildung mit guten Zukunftsaussichten anfangen, um direkt praktische Erfahrung sammeln zu können. Mit einer abgeschlossenen Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement stehen einem viele Türen offen. Der Beruf bietet viele verschiedene Arbeitsplätze und eine Menge Weiterbildungsmöglichkeiten.Auch in der...

X
Xenia Denk Pharma GmbH & Co. KG

Nach meinem Abitur wollte ich gerne Ausbildung im kaufmännischen Bereich starten. Da mich pharmazeutische Produkte sehr interessieren, habe ich mich bei der Denk Pharma beworben. Im September 2022 durfte ich dann in meine Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement starten und bereits in der ersten Woche wurden wir Azubis herzlich von unseren Abteilungen aufg...

S
Svea Vereinigte Stadtwerke GmbH

Ich habe mich nach dem Abschluss meiner Fachhochschulreife im Sommer 2023 für eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich entschieden, da mich die vielen Möglichkeiten und Entwicklungschancen aufgrund der vielseitigen Bereiche und Abteilungen überzeugt haben. Ob die Finanzbuchhaltung, der Kundenservice oder die Personalwirtschaft: Kaufmännische Tätigkeiten wer...

M
Martyna e.wa riss Netze GmbH

Im September 2023 habe ich meine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement begonnen. Da ich meine vorherige Ausbildung aus persönlichen Gründen vorzeitig beendet habe, habe ich mich sehr über die Zusage bei der e.wa riss gefreut. Der Bewerbungsprozess war sehr angenehm. Zunächst fand das erste Vorstellungsgespräch online statt, danach wurde ich zu einem per...

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Maxim Fraunhofer-Gesellschaft e. V., Zentrale

Meine Bewerbung habe ich damals im März 2023 abgeschickt. Einen Tag später wurde ich zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, welches eine Woche später stattfand. Dort wurden zunächst mithilfe eines Einstellungstests meine Fähigkeiten in den Bereichen Deutsch,Matheund Englisch getestet. Anschließend habe ich mich den Ausbildern vorgestellt, welche mir trotz...

A
Annalena Fraunhofer-Gesellschaft e. V., Zentrale

Ich habe mich für die Ausbildung Kauffrau für Büromanagement entschieden, aufgrund dessen, dass ich gerne organisiere, neues lerne und eigentlich schon immer im Büro arbeiten wollte. In der Ausbildung bei der Fraunhofer-Gesellschaft in München durchläuft man verschiedene Abteilungen, in welchen man verschiedene Themen und Bereiche kennenlernt und am Ende vi...

886 freie Stellen finden

Passt die Ausbildung zum Sachbearbeiter / zur Sachbearbeiterin zu mir?

Der Beruf Sachbearbeiter bzw. Sachbearbeiterin passt gut zu dir, wenn

  • dir Bildschirmarbeit Spaß macht
  • du Verantwortung übernehmen möchtest
  • du kein Problem mit Vorschriften und Gesetzen hast
  • du gut organisieren und planen kannst

Ein anderer Beruf passt besser zu dir, wenn

  • du nicht im Büro arbeiten möchtest
  • du ungern kommunizierst
  • dir Diskretion schwerfällt
  • du ungern eigenständig arbeitest

Alles im grünen Bereich? Dann mach den Berufswahltest und finde heraus, zu wie viel Prozent verschiedene Ausbildungen tatsächlich zu dir passen. → Jetzt Eignung testen! Du bist dir schon sicher, dass dein Traumberuf innerhalb der kaufmännischen Branche ist? Dann findest du hier freie Ausbildungsplätze ↓

Weiterbildung & Zukunftsaussichten

Hast du deine Weiterbildung zum Sachbearbeiter bzw. zur Sachbearbeiterin abgeschlossen, hast du zahlreiche Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten. Bei Weiterbildungen unterscheiden wir zwischen 3 verschiedenen Wegen:

  • Anpassungsfortbildung,
  • Aufstiegsfortbildung &
  • Studium.

Weiterbildung nach der Ausbildung zum Sachbearbeiter / zur Sachbearbeiterin

Bei Anpassungsfortbildungen geht es darum, dein Wissen aktuell zu halten, um Entwicklungen in Bereichen wie Personalwesen, Lohn- und Gehaltsbuchführung, Arbeitsrecht oder Auftragsbearbeitung, Vertrieb oder Kundenservice kennenzulernen.

Mit einer Aufstiegsfortbildung willst du Karriere machen, zum Beispiel durch eine Weiterbildung zum Betriebswirt - Personalwirtschaft, zum Fachkaufmann - Personal oder zum Fachwirt - Handel. Aber auch ein Studium kannst du anschließen.

Passende Studiengänge sind:

Nachhaltigkeit & Zukunftsaussichten als Sachbearbeiter

Je nach Spezialisierung hast du als Sachbearbeiter bzw. Sachbearbeiterin die Möglichkeit, verschiedene neue Technologien im Arbeitsalltag zu nutzen. Als Personalsachbearbeiter beispielsweise kannst du zur Vereinfachung der Bewerberauswahl Bewerbermanagementsysteme verwenden. Mithilfe der Künstlichen Intelligenz (KI) sind diese bereits in der Lage, Bewerbungen automatisch einzulesen, Kernkompetenzen zu erkennen oder berufliche Erfahrungen zu bewerten. Auch können Chatbots bei der Kommunikation rund um die Uhr unterstützen.

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