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Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement
Ausbildung & Beruf

Kauffrau für Büromanagement bei der Arbeit
Kauffrau für Büromanagement bei der Arbeit

Die Büroorganisation ist deine Welt. Heute organisierst du ein Meeting der Geschäftsleitung und morgen sorgst du dafür, dass die Vertriebsmitarbeiter deines Arbeitgebers an ihrem Zielort ankommen, indem du die Dienstreisen planst. Dein routinierter Blick ins Materiallager verrät dir, dass du Druckerpapier und weiteres Büromaterial bestellen musst. Du bist die gute Seele im Büro, die sich um alle Belange kümmert. Du bist Kauffrau für Büromanagement aus Überzeugung.

Berufsbild Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement

Was macht ein Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)?

Als Kaufmann für Büromanagement bzw. Kauffrau für Büromanagement bist du organisatorisch und verwaltend tätig. Du erledigst unterschiedlichen Schriftverkehr, bereitest Präsentationen und Entscheidungsvorlagen vor oder überwachst die Termine deiner Geschäftsleitung. Das Personalmanagement unterstützt du bei der Personaleinsatzplanung und kaufst externe Dienstleistungen ein. Zu deinen Aufgaben gehört ebenfalls die Kundenbetreuung und die Auftragsabwicklung.

Der Kaufmann für Büromanagement bzw. die Kauffrau für Büromanagement wurde im August 2014 neu eingeführt und ersetzt die bisherigen Büroberufe. Er geht aus den folgenden 3 Ausbildungsberufen hervor:

Wie sieht der Berufsalltag als Kaufmann für Büromanagement aus?

Deine Aufgaben erledigst du in der Hauptsache mithilfe eines Computers und unternehmens- oder branchenspezifischer Software. Häufig wechselst du zwischen den Aufgaben, die am Tag auf dich warten. Zwischendurch klingelt immer wieder das Telefon. Mal telefonierst du mit Kunden oder auch mit Dienstleistern, die du für deinen Arbeitgeber beauftragt hast.

Als Kaufmann für Büromanagement wickelst du vollständige Büroprozesse ab. Du planst und koordinierst viele Termine und empfängst Besucher deines Arbeitgebers. Wenn Geschäftsreisen anstehen, läuft die Planung und Buchung ebenfalls über deinen Schreibtisch. 

Je nach Aufgabengebiet kannst du auch in Bereichen wie dem Einkauf und der Logistik, in der Personalverwaltung, im Rechnungswesen oder in der Öffentlichkeitsarbeit tätig werden. Das mögliche Aufgabengebiet ist vielfältig und variiert nach der jeweiligen Branche deines Arbeitgebers. Im öffentlichen Dienst übernimmst du als Kaufmann für Büromanagement bzw. Kauffrau für Büromanagement den direkten Kontakt zu Bürgern, indem du etwa Anträge entgegennimmst und diese entweder selbst bearbeitest oder an die zuständigen Stellen weiterleitest. Zudem kannst du im öffentlichen Dienst am Haushalts- und Kassenwesen mitwirken.

Die meiste Zeit des Tages verbringst du an deinem Arbeitsplatz vor dem Bildschirm. Häufig wechseln deine Arbeitssituationen, denn das Telefon klingelt und du musst beispielsweise von der Buchhaltung in die Kundenbetreuung wechseln. 

Wo arbeitet man als Kaufmann für Büromanagement?

Als Kaufmann für Büromanagement findest du in fast allen Branchen eine Beschäftigung. Viele Arbeitsplätze bietet auch der öffentliche Dienst, Verbände, Organisationen und Interessenvertretungen.

Ausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Büromanagement

Wie werde ich Kaufmann für Büromanagement?

Kauffrau für Büromanagement bzw. Kaufmann für Büromanagement kannst du theoretisch mit jedem Schulabschluss oder sogar ohne Abschluss werden.

Das AZUBIYO-Ausbildungsradar zeigt dir, mit welchem Schulabschluss, welchen Schulfächern und Stärken du besonders gute Chancen auf eine Ausbildungsstelle hast, und welche Arbeitsbedingungen in diesem Beruf typisch sind. Dazu haben wir uns Stellenanzeigen unterschiedlicher Ausbildungsbetriebe angeschaut:

Etwa drei Viertel der Ausbilder erwarten einen mittleren Schulabschluss. 15% wünschen sich von den Bewerbern sogar Abitur bzw. Fachabitur und wenige sind auch mit dem Hauptschulabschluss zufrieden. Und für einen kleinen Teil der Ausbilder ist dein Abschluss nicht relevant.

Schulfächer

  • Mathe
  • Englisch
  • Deutsch

Stärken

  • Sorgfalt & Genauigkeit
  • Neugierde & Lernbereitschaft
  • Selbstorganisation

Arbeitsbedingungen

  • Umfeld: Büro
  • Flexible Zeiten, Gleitzeit
  • Dienstreisen nur in Ausnahmefällen

Mit guten Noten in Deutsch, Englisch und Mathe hast du sehr gute Chancen auf einen Ausbildungsplatz. Falls deine Noten in diesen Fächern nicht ganz so gut sind, hast du mit den passenden persönlichen Stärken trotzdem gute Aussichten und solltest es mit einer Bewerbung versuchen: Am wichtigsten ist, dass du eine sorgfältige und genaue Arbeitsweise mitbringst. Außerdem solltest du bereit sein, dein Wissen ständig zu erweitern und Interesse für neue Themen haben. Daneben solltest du als angehender Kaufmann für Büromanagement über gute Selbstorganisation verfügen.

Als Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement ist deine Arbeitsumgebung in der Regel das Büro. Typisch in diesem Beruf sind außerdem flexible Arbeitszeiten und Dienstreisen nur in Ausnahmefällen.

Aber Büromanagement ist nicht Büromanagement. Dein Arbeitsumfeld kann ganz unterschiedlich aussehen, je nachdem in welchem Ausbildungsbetrieb und in welchem Bereich du tätig bist. Daher solltest du dir genau überlegen, welcher Ausbildungsbetrieb und welches spätere Arbeitsfeld am besten zu dir passen.

Wie läuft die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement ab?

Du interessierst dich für diesen Beruf? Dann fragst du dich sicher: Wie werde ich Kaufmann für Büromanagement? In deiner Ausbildung Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement bist du im Wechsel in Betrieb und Berufsschule. Im Betrieb erlernst du die praktische Seite des Berufsbildes und übernimmst konkrete Aufgaben. In der Berufsschule wird dir das theoretische Hintergrundwissen vermittelt. Während deiner Ausbildung musst du als Ausbildungsnachweis ein Berichtsheft über deine Aufgaben und Tätigkeiten führen. Dein Ausbilder überprüft dein Berichtsheft regelmäßig. 

In der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres absolvierst du eine schriftliche Zwischenprüfung, am Ende der Ausbildung warten 3 schriftliche und eine mündliche Abschlussprüfung auf dich. Nach Bestehen bist du staatlich anerkannter Kaufmann für Büromanagement bzw. staatlich anerkannte Kauffrau für Büromanagement.

Die Ausbildung zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau für Büromanagement ist eine duale Ausbildung, d.h. die Theorie findet in der Berufsschule statt und die Praxis im Betrieb. In der Regel dauert die Ausbildung 3 Jahre, kann aber bei guten Leistungen auf 2-2,5 Jahre verkürzt werden. Hier findest du Infos zur Ausbildungsverkürzung.

Weitere Infos zu den Inhalten und dem Ablauf der Ausbildung findest du in der Ausbildungs- und Prüfungsverordnung für Kaufleute für Büromanagement.

Art der Ausbildung

duale Ausbildung

Dauer der Ausbildung

3 Jahre, Verkürzung möglich

Ausbildungsvergütung

893 - 1.064 €

Die zuständige Stelle ist entweder die IHK (Industrie- und Handelskammer) oder HWK (Handwerkskammer). Wenn du deine Ausbildung in einem Industriebetrieb absolvierst, dann legst du vor der IHK deine Prüfungen ab. Bei einer Ausbildung in einem Handwerksbetrieb dementsprechend vor der HWK. Von der zuständigen Stelle bekommst du dann dein Zeugnis.

Was lernt man in der Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement?

Je nach Schwerpunkt der Abteilung und der Branche deines Arbeitgebers lernst du im Betrieb, wie man Informationen recherchiert, Kommunikationssysteme auswählt und wie man Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen vorbereitet. Überdies lernst du Angebote zu vergleichen und Kalkulationen durchzuführen. 

In der Berufsschule wird neben den allgemeinbildenden Fächern Deutsch und Wirtschafts- und Sozialkunde auch Englisch und Mathematik unterrichtet. Je nach Wahlqualifikation lernst du in berufsspezifischen Fächern unter anderem Grundlagen aus der Personalwirtschaft, Recht und Verwaltung oder Assistenz und Sekretariat.

Welche Inhalte und Themen dich unter anderem in deiner Ausbildung erwarten, erklärt dir das AZUBIYO-Ausbildungslexikon:

  • G wie Geschäftsreisen organisieren: Als Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement bist du zugleich Spezialist für Hotels und Verkehrsverbindungen: Du organisierst Reisen für deine Kollegen, bereitest sie nach und rechnest sie ab.
  • K wie Kundenakquise: Ohne Kunden kein Geschäft! In deiner Ausbildung lernst du daher, wie du mit Hilfe verschiedener Methoden neue Kunden gewinnst und bindest.
  • P wie Projektplanung: Eine gute Planung ist das A und O bei Projekten: Kaufleute für Büromanagement wissen, wie man ein Projekt vorbereitet, Projekttermine festlegt und Kosten abschätzt.

Wie viel verdient man als Kaufmann für Büromanagement in der Ausbildung?

Als Kaufmann für Büromanagement bzw. Kauffrau für Büromanagement kannst du in deiner Ausbildung mit folgenden Ausbildungsvergütungen rechnen: 

  • im 1. Ausbildungsjahr: 893 Euro
  • im 2. Ausbildungsjahr: 969 Euro 
  • im 3. Ausbildungsjahr: 1.064 Euro

Du möchtest gerne mehr erfahren? Hier geht es zur Kaufmann für Büromanagement Gehaltsseite.

Blick hinter die Kulissen: Erfahrungsberichte von Azubis

Passt die Ausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Büromanagement zu mir?

Du bist geeignet für den Beruf Kaufmann für Büromanagement, wenn

  • du gerne im Büro arbeiten möchtest
  • du mindestens einen Realschulabschluss in der Tasche hast
  • du Kundenkontakt haben möchtest
  • du verwaltend-organisatorisch arbeiten möchtest

Du bist eher weniger geeignet, wenn

  • du nicht ständig im Sitzen arbeiten möchtest
  • du handwerklich arbeiten willst
  • du keinen Kundenkontakt möchtest
  • du nicht serviceorientiert arbeiten willst

Alles im grünen Bereich? Dann mach den Berufswahltest und finde heraus, zu wie viel Prozent diese Ausbildung tatsächlich zu dir passt. → Jetzt Eignung testen! Du bist dir schon sicher, dass es dein Traumberuf ist? Dann findest du hier freie Ausbildungsplätze ↓

Weiterbildung & Zukunftsaussichten

Nach Abschluss deiner Ausbildung hast du zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten, zum Beispiel durch eine Weiterbildung zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation oder Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement. Du könntest aber auch über ein anschließendes Studium nachdenken, zum Beispiel in den Bereichen BWL, Business Administration oder VWL.

Bei Weiterbildungen unterscheiden wir zwischen 3 verschiedenen Wegen:

  • Anpassungsfortbildung,
  • Aufstiegsfortbildung &
  • Studium.

Weiterbildung nach der Ausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Büromanagement

Bei Anpassungsfortbildungen geht es darum, dein Wissen aktuell zu halten, um beispielsweise neue Entwicklungen in Bereichen wie Korrespondenz, Büro und Sekretariat, Bürokommunikation und -technik oder Projektmanagementprogramme kennenzulernen.

Aufstiegsfortbildungen helfen dir dabei, beruflich voranzukommen und Karriere zu machen. Passend sind hier unter anderem die kaufmännischen Weiterbildungen zum Betriebswirt - Kommunikation und Büromanagement, Fachwirt - Büro- und Projektorganisation, Fachkaufmann - Personal oder zum Sekretär.

Auch der Weg über ein Studium eignet sich. Typische Studiengänge sind:

  • Handelsbetriebswirtschaft
  • Industriebetriebswirtschaft
  • Handwerksmanagement

Nachhaltigkeit & Zukunftsaussichten als Kaufmann für Büromanagement

Das Aufgabengebiet von Kaufleuten für Büromanagement wird immer komplexer und kann deswegen von einer fortschreitenden Digitalisierung profitieren. Durch die Zunahme von digitalen Systemen ist es häufig bereits überflüssig geworden, Papierakten zu führen oder jedes einzelne Dokument auszudrucken. Digitales Dokumentenmanagement, E-Invoicing und ERP-Systeme sind auf dem Vormarsch und können die Aufgabenfelder und Anforderungsprofile gravierend verändern. Für dich als angehenden Kaufmann für Büromanagement bzw. angehende Kauffrau für Büromanagement ist die Digitalisierung eine reale Chance, dich mit neuen Verfahren und Technologien näher zu beschäftigen und an der Entwicklung mitzuwirken.

Verwandte Berufe

Weitere Infos

Bildnachweis: „Frau am Telefon" © Bojan - stock.adobe.com; „Kaufmann für Büromanagement vereinbart einen Termin" ©IVAN TRAIMAK - stock.adobe.com; „Kaufmann für Büromanagement sucht Informationen zu einem Geschäftsvorgang heraus" ©LIGHTFIELD STUDIOS - stock.adobe.com; „Kauffrau für Büromanagement begrüßt Kunden im Empfangsbereich" ©Jacob Lund - stock.adobe.com; „Kauffrau für Büromanagement erledigt Terminplanung" ©NicoElNino - stock.adobe.com; „Arbeitsplatz Büro" ©Dariusz T. Oczkowicz - stock.adobe.com