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Bürokaufmann / Bürokauffrau
Ausbildung & Beruf

Bürokaufmann / Bürokauffrau

08:00 Uhr morgens – du schaust in deinen Kalender – welche Termine stehen heute an? Für deine Kollegen hast du für die heutige Besprechung bereits eine Präsentation vorbereitet. Bis dahin planst du weitere Termine und bereitest den Besprechungsraum vor. Ist die Besprechung vorbei, kümmerst du dich noch um die Nachbereitung. Später besprichst du noch Einzelheiten zu einem Angebot mit deinen Kunden und nimmst weitere Kundenanfragen entgegen.

Berufsbild Bürokauffrau / Bürokaufmann

Was macht eine Bürokauffrau (m/w/d)?

Der Bürokaufmann bzw. die Bürokauffrau ist sehr vielseitig und abwechslungsreich: Zu den wichtigsten Aufgaben in diesem kaufmännischen Beruf gehört die Organisation des Büroalltags und das Erledigen des allgemeinen Schriftverkehrs. Wichtige Arbeitsbereiche im Berufsbild Bürokauffrau sind Buchhaltung und Rechnungswesen, aber auch die Personalverwaltung.

Als Bürokaufmann bist du für verschiedenste Büroprozesse zuständig. Du fertigst Schriftsätze aller Art an, bereitest Unterlagen für Vorgesetzte und Kollegen auf, entwirfst und führst Präsentationen durch und bereitest Besprechungen und Konferenzen vor und nach. Darüber hinaus stellst du Dienst- und Organisationspläne.

Weiterhin beschaffst du Büromaterial oder planst und überwachst verschiedene Termine. Auch die Vorbereitung von Sitzungen und die Organisation von Dienstreisen fällt in deinen Aufgabenbereich. Du unterstützt auch die Personaleinsatzplanung oder kaufst externe Dienstleistungen ein. Auch das Führen und Verwalten von Personalakten sowie das Mitwirken an der Entgeltabrechnung kann zu deinen Tätigkeiten gehören.

Bürokaufleute betreuen auch Kunden, empfangen diese, schreiben Rechnungen und überwachen Zahlungseingänge. Sie planen Termine und überwachen diese. Aber auch die Abwicklung von verschiedenen Aufträgen kann zu deinen Aufgaben als Bürokauffrau gehören. Du nimmst Anfragen entgegen, berätst Kunden über angebotene Produkte oder Dienstleistungen. Nach Auftragsbestätigung durch den Kunden, holst du auftragsbezogene Daten ein, wertest diese aus. Zuletzt nimmst du auch verschiedenste Beschwerden oder Reklamationen entgegen und bearbeitest diese.

Als Bürokaufmann kannst du jedoch in vielfältigen Bereichen eingesetzt werden: Einkauf, Logistik, Personalverwaltung, Rechnungswesen, Marketing oder auch Öffentlichkeitsarbeit. Im öffentlichen Dienst wirkst du an der Haushaltsplanaufstellung mit, berechnest Fristen und Termine, erteilst Bescheide oder klärst Anträge.

Wie sieht der Berufsalltag als Bürokaufmann aus?

Im Berufsalltag sichten und bearbeiten Bürokaufleute beispielsweise eingehende Post, koordinieren und überwachen Termine und erstellen Statistiken, Abrechnungen und Auswertungen. Darüber hinaus nehmen sie Aufträge entgegen, schreiben Rechnungen ggf. Mahnungen, prüfen Eingangsrechnungen und klären Differenzen ab. Je nach Tätigkeitsbereich kümmern sich Bürokaufleute auch um den Personaleinsatz, verwalten Personalunterlagen und ermitteln Löhne und Gehälter. Im Berufsbild Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau spielt die Daten- und Textverarbeitung eine wichtige Rolle: Für ihre verschiedenen Aufgaben müssen Bürokaufleute die unterschiedlichsten Texte und Anschreiben gestalten und Daten mit Hilfe spezieller Computerprogramme verwalten.

Als Bürokauffrau kannst du allgemein mit viel Bildschirmarbeit rechnen. Deine Aufgaben wechseln sich aber auch. Hier ist auch Flexibilität gefragt: Du bearbeitest beispielsweise telefonische Anfragen, planst daraufhin Termine aber übernimmst auch andere Verwaltungstätigkeiten. Beim Schreiben von Geschäftsbriefen ist täglich viel Sorgfalt sowie Ausdrucksvermögen gefragt. Auch Kundenkontakt ist nicht unüblich, du nimmst Kundenanfragen entgegen und beantwortest diese.

Wo arbeitet ein Bürokaufmann?

Als Bürokaufmann kannst du in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche arbeiten. Dabei befindest du dich hauptsächlich in Büroräumen, Besprechungszimmern oder am Empfang oder Serviceschalter. Zusätzlich kannst du auch in der öffentlichen Verwaltung sowie bei Verbänden, Organisationen oder Interessenvertretung tätig werden. 

Ausbildung zum Bürokaufmann / zur Bürokauffrau

Wie läuft die Ausbildung zur Bürokauffrau ab?

Du interessierst dich für diesen Beruf? Dann fragst du dich sicher: Wie werde ich Bürokauffrau?

Hinweis: Seit 01.08.2014 gilt die neue Berufsbezeichnung Kaufmann/-frau für Büromanagement. Die Ausbildung zum Bürokauffrau / zur Bürokauffrau gibt es so also nicht mehr.

Die Ausbildung zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau für Büromanagement ist eine duale Ausbildung, d. h. die Theorie findet in der Berufsschule statt und die Praxis im Betrieb. In der Regel dauert die Ausbildung 3 Jahre, kann aber bei guten Leistungen auf 2-2,5 Jahre verkürzt werden.

In deiner Ausbildung Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement bist du im Wechsel in Betrieb und Berufsschule. Im Betrieb erlernst du die praktische Seite des Berufsbildes und übernimmst konkrete Aufgaben. In der Berufsschule wird dir das theoretische Hintergrundwissen vermittelt. Während deiner Ausbildung musst du als Ausbildungsnachweis ein Berichtsheft über deine Aufgaben und Tätigkeiten führen. Dein Ausbilder überprüft dein Berichtsheft regelmäßig.

In der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres absolvierst du eine schriftliche Zwischenprüfung, am Ende der Ausbildung warten 3 schriftliche und eine mündliche Abschlussprüfung auf dich. Nach Bestehen bist du staatlich anerkannter Kaufmann für Büromanagement bzw. staatlich anerkannte Kauffrau für Büromanagement.

Art der Ausbildung

dual (Berufsschule und Betrieb), auch schulisch möglich

Dauer der Ausbildung

3 Jahre, Verkürzung auf 2-2,5 Jahre möglich

Zuständige Stelle

IHK oder HWK

Was lernt man in der Ausbildung zum Bürokaufmann?

Im Ausbildungsbetrieb lernst du unter anderem, wie man betriebliche Kommunikationssysteme und Textverarbeitungssysteme auswählt und anwendet. Außerdem wird dir gezeigt, wie man Informationen recherchiert, beurteilt und archiviert. Du lernst auch, wie man den Posteingang und -ausgang bearbeitet. Um später Projekte zu begleiten, wird dir während der Ausbildung gezeigt, was du bei der Planung, Durchführung und Kontrolle beachten musst. Damit du deine Kunden später auch betreuen kannst, erlernst du auch, wie man Angebote einholt, prüft und vergleicht, Kundendaten zusammenstellt und aufbereitet. 

In der Berufsschule lernst du in berufsspezifischen Lernfeldern, wie man Kunden richtig akquiriert und bindest, Projekte planst und durchführst. Darüber hinaus erwirbst du auch Kenntnisse in Fächern wie Deutsch, Wirtschafts- und Sozialkunde. 

Welche Voraussetzungen braucht man für die Ausbildung zum Bürokaufmann?

Rein rechtlich gibt es keine schulischen Voraussetzungen für den Beruf Bürokauffrau. Allerdings erwarten viele Betriebe mindestens einen mittleren Schulabschluss. Das zeigt auch die Ausbildungspraxis: In der Vergangenheit hatten die meisten Azubis den Realschulabschluss oder sogar (Fach-)Abitur, wie das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) erhoben hat. Allerdings wurden immerhin etwa 10 % der Ausbildungsanfänger mit Hauptschulabschluss, ein kleiner Prozentsatz sogar ohne Schulabschluss eingestellt.

Quelle: Datensystem Auszubildende (http://www.bibb.de/dazubi)

Schulfächer

  • Deutsch
  • Mathe
  • Wirtschaft

Stärken

  • Organisatorische Fähigkeiten
  • Sorgfalt
  • Kommunikationsfähigkeit

Arbeitsbedingungen

  • Arbeit im Büro + Besprechungsräumen
  • Viel Bildschirmarbeit
  • i. d. R. keine Dienstreisen

Wie viel verdient man als Bürokauffrau in der Ausbildung?

Als Bürokauffrau bzw. dem Nachfolgerberuf Kaufmann für Büromanagement kannst du in der Ausbildung im Schnitt mit folgenden Ausbildungsvergütungen rechnen

  1. Ausbildungsjahr: 893 Euro
  2. Ausbildungsjahr: 969 Euro
  3. Ausbildungsjahr: 1.064 Euro

Du möchtest mehr über das Gehalt wissen? Hier geht es zur Gehaltsseite Bürokauffrau.

Blick hinter die Kulissen: Erfahrungsberichte von Azubis

Passt die Ausbildung zum Bürokaufmann / zur Bürokauffrau zu mir?

Der Beruf Bürokaufmann passt super zu dir, wenn

  • du deinen Arbeitstag hauptsächlich im Büro verbringen möchtest
  • Organisation und Planung genau dein Ding sind
  • du gerne am PC arbeitest
  • du kein Problem mit wechselnden Aufgaben hast

Der Beruf passt eher schlecht zu dir, wenn

  • du lieber handwerkliche Tätigkeiten ausführen willst
  • du nicht gerne im Sitzen arbeitest
  • du nicht gerne mit Kunden arbeitest

Alles im grünen Bereich? Dann mach den Berufswahltest und finde heraus, zu wie viel Prozent diese Ausbildung tatsächlich zu dir passt. → Jetzt Eignung testen! Du bist dir schon sicher, dass es dein Traumberuf ist? Dann findest du hier freie Ausbildungsplätze ↓

Eine Tätigkeit im kaufmännischen Bereich kannst du dir gut vorstellen, aber du bist noch nicht sicher, welcher Beruf am besten zu dir passt? Dann schau dir noch folgende verwandte Berufe an: 

Weiterbildung & Zukunftsaussichten

Bei Weiterbildungen unterscheiden wir zwischen 3 verschiedenen Wegen:

  • Anpassungsfortbildung
  • Aufstiegsfortbildung
  • Studium

Weiterbildung nach der Ausbildung zum Bürokaufmann / zur Bürokauffrau

Bei Anpassungsfortbildungen geht es darum, dein Wissen aktuell zu halten, um beispielsweise neue Entwicklungen in Bereichen wie Korrespondenz, Büro und Sekretariat, Bürokommunikation und -technik und Projektmanagementprogramme kennenzulernen.

Aufstiegsfortbildungen helfen dir dabei, beruflich voranzukommen und Karriere zu machen. Passend sind als Bürokauffrau beispielsweise die Weiterbildungen zum Betriebswirt – Kommunikation und Büromanagement, zum Fachwirt – Büro- und Projektorganisation oder zum Sekretär.

Auch der Weg über ein Studium eignet sich. Typische Studiengänge sind:

  • Handelsbetriebswirtschaft
  • Industriebetriebswirtschaft
  • Handwerksmanagement

Nachhaltigkeit & Zukunftsaussichten als Bürokaufmann

Als Bürokaufmann ergeben sich durch die fortschreitende Digitalisierung immer mehr neue Aufgabenfelder und Anforderungsprofile. Möglich ist es für dich als Bürokaufmann beispielsweise, dich mit digitalen Dokumentenmanagement oder E-Invoicing zu beschäftigen.

Auch das Thema Nachhaltigkeit ist im Büroalltag wichtig. So kannst du als Bürokaufmann darauf achten, bei der Beschaffung von Material auf Umweltaspekte zu achten.

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Bildnachweis: „Mann und Frau im Büro" © contrastwerkstatt / Fotolia, „Bürokauffrau bearbeitet wichtige Unterlagen“ © Sergey_Yastremsky - Fotolia, „Bürokaufmann während einem Telefonat“ © fizkes - stock.adobe.com, „Bürokaufleute diskutieren ein Thema“ © Yeko Photo Studio - stock.adobe.com, „Bürokauffrau an ihrem ersten Arbeitstag“ © Seventyfour - stock.adobe.com, „Bürokaufleute in einem Meeting“ © Robert Kneschke - stock.adobe.com