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Assistenz der Geschäftsführung
Ausbildung & Beruf

Assistenz der Geschäftsführung
Assistenz der Geschäftsführung

Du liebst Abwechslung und bist gern im Zentrum des Geschehens, ohne selbst zu viel Aufmerksamkeit auf dich zu ziehen? Du bist ein echtes Organisationstalent? Dann passt die Arbeit als Assistenz der Geschäftsführung perfekt zu dir!

Was macht die Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)?

Als Assistent oder Assistentin der Geschäftsführung unterstützt du die Führungskräfte in einem Unternehmen bei ihrer Arbeit. Oft ist die Assistenz der Geschäftsführung auch beratend tätig und ein wichtiger Ansprechpartner für Kunden oder Geschäftspartner.

Die konkreten Aufgaben variieren je nach Arbeitgeber. Oft gehört zum Assistenzjob das Erledigen von allgemeiner Korrespondenz per Mail, Brief oder Telefon. Du hast die Termine der Geschäftsführung immer im Blick und koordinierst die täglichen Abläufe. Außerdem pflegst du Daten und Dokumente, bereitest Meetings vor (und nach) und erstellst Statistiken und Präsentationen. Persönliche Assistenten sind oft auch für die Planung und Buchung von Geschäftsreisen zuständig sowie für die anschließende Reisekostenabrechnung.

Genauso kann es sein, dass du als Management-Assistent Verträge und Angebote entwirfst oder Recherchetätigkeiten übernimmst. Meist bist du auch innerhalb des Unternehmens ein wichtiger Ansprechpartner für die Mitarbeiter.

Assistenz oder Sekretär: Manche Aufgaben der Geschäftsführungsassistenz erinnern an klassische Sekretärtätigkeiten. Ein wichtiger Unterschied zwischen beiden Positionen ist aber, dass Sekretäre und Sekretärinnen stärker weisungsgebunden arbeiten. Assistenten können selbstständiger arbeiten und dürfen oft mehr allein entscheiden. Sie haben gleichzeitig auch mehr Verantwortung und repräsentieren das Unternehmen stärker – denn Assistenten sind sichtbarer und oft bei Meetings und Kundengesprächen dabei.

Welche Fähigkeiten braucht eine Assistenz der Geschäftsführung?

Um die Geschäftsführung tatkräftig unterstützen zu können, musst du als Assistent oder Assistentin der Geschäftsleitung ein gutes Gedächtnis mitbringen und hervorragend organisieren können. Du solltest außerdem flexibel und kreativ sein – denn Pläne können sich ändern und oft ist der Chef dann auf deine Ideen angewiesen. Dafür musst du auch Stressresistenz vorweisen.

Da du eigenverantwortlich arbeiten wirst, solltest du über ein gutes Zeitmanagement verfügen. Du musst selbstständig arbeiten und Projekte betreuen können. Wichtig sind oft außerdem Fremdsprachenkenntnisse und natürlich Diskretion und Loyalität. Die Geschäftsführung muss dir vertrauen, damit ihr erfolgreich zusammenarbeiten könnt.

So wirst du Assistenz der Geschäftsleitung

Wenn du Assistenz der Geschäftsführung werden möchtest, gibt es keine klassische Ausbildung, die dich auf diese Tätigkeit vorbereitet. Viele Assistenten haben entweder eine kaufmännische Ausbildung absolviert oder ein Hochschulstudium abgeschlossen.

Managementassistent: In Bayern und Baden-Württemberg gibt es eine Ausbildung als Managementassistent bzw. Europaassistent. Hierbei handelt es sich um eine Abiturientenausbildung, die über drei Jahre abläuft und dir parallel den Abschluss als Kaufmann im Einzelhandel oder Kaufmann für Büromanagement einbringt.

Wenn du als Assistenz der Geschäftsleitung tätig werden willst, ist das meist kein Job für Berufseinsteiger. In vielen Stellenausschreibungen wird Berufserfahrung gefordert, denn nach einer kurzen Einarbeitungszeit solltest du schon selbstständig arbeiten und die Geschäftsführung entlasten können. Viele Arbeitgeber wünschen sich Erfahrung in einem Sekretariat, einer Kanzlei oder Agentur.

Ausbildungsberufe, die dich auf eine Assistenztätigkeit vorbereiten, sind zum Beispiel Kaufmann für Büromanagement, Bankkaufmann oder Fremdsprachensekretär. Dafür ist im Normalfall ein mittlerer Schulabschluss erforderlich, aber auch mit (Fach-)Abitur kannst du diese Ausbildungen angehen. 

Möchtest du lieber studieren, ist bei einer Assistenzstelle häufig ein Wirtschaftsstudium empfehlenswert. Das könnten BWL oder VWL sein, aber zum Teil bist du auch mit einem Jurastudium oder einem sozialwissenschaftlichen Studiengang gut auf eine Assistenzstelle vorbereitet. 

Vorteilhaft bei Hochschulabsolventen ist oft, dass sie gelernt haben, selbstständig zu arbeiten und sich zu organisieren. Konkrete Fachkenntnisse können Arbeitgeber hingegen eher von Mitarbeitern mit abgeschlossener Ausbildung erwarten. Je nachdem, was sich das Management von seiner Assistenz erwartet, bringen dich daher unterschiedliche Wege ans Ziel.

Alternativen zum Assistenz-Job

Nicht jedem liegt die verantwortungsvolle und eigenverantwortliche Arbeit von Assistenten. Und nicht jeder Chef arbeitet gern mit einem Assistenten zusammen, sondern braucht einen kompetenten Ansprechpartner, der vor allem weisungsgebunden arbeitet. 

Anhängig davon, was dich an der Assistententätigkeit reizt, gibt es viele Berufe, die stattdessen für dich infrage kommen. Arbeitest du gern mit Zahlen und Statistiken? Dann passen Bankkaufmann oder Steuerfachangestellter zu dir. Auch hier arbeitest du kaufmännisch und kannst gleichzeitig beratend tätig werden.

Interessiert dich vor allem das internationale Umfeld großer Unternehmen, solltest du einen Ausbildungsberuf mit sprachlichem Schwerpunkt erlernen. Wie wäre es mit einer schulischen Ausbildung als Fremdsprachensekretär oder als kaufmännischer Assistent? Der Wechsel in einen Assistentenjob ist auch später im Berufsleben möglich. Dein Arbeitgeber wird deine Erfahrung zu schätzen wissen.

Weitere Infos

Bildnachweis: „Lächelnde Frau sitzt an Schreibtisch und telefoniert" © denisismagilov - Fotolia; „Frau am Telefon" © Bojan - stock.adobe.com; „Bankkauffrau berät Kundin" © Zivica Kerkez - stock.adobe.com; „Frau am Telefon" © Marco Herrndorff / Fotolia