Office Manager / Office Managerin
Ausbildung & Beruf

Für dich ist als sogenannter Büroleiter wichtig, dass du die Abläufe im Unternehmen im Blick behältst und bei Problemen einschreitest. Wirst du als Front Office Manager eingesetzt, organisierst du den gesamten Empfang. Besonders im Bereich Hotel sind Front Office Manager für den Check-in, Check-out und die Zimmerreservierungen verantwortlich.

Für die Tätigkeit und die Aufgaben als Office Manager ist es vorteilhaft, wenn du ein richtiger Alleskönner bist. Denn neben der Koordinierung von Terminen ist auch der Kundenkontakt und ein reibungsloser Ablauf im Büro wichtig. Hierfür solltest du über gute kaufmännische Fähigkeiten verfügen. Dadurch kannst du Angebote für beispielsweise Büromaterialien besser vergleichen und die Kosten für Anschaffungen exakter kalkulieren.

Bei Problemen mit den Arbeitstätigkeiten können die Mitarbeiter auf dich zukommen, sodass du das Bindeglied zu den Vorgesetzten darstellst. In einigen Fällen bekommst du einen Assistenten an deine Seite gestellt, da die Office Manager Aufgaben vielfältig sind und sehr umfangreich sein können.

Damit du die Tätigkeiten der Mitarbeiter besser verstehen und nachempfinden kannst, solltest du dich in deren Bereichen grob auskennen. Wenn du dich beispielsweise für den Bereich Social Media interessierst und dort privat unterwegs bist, könnte eine Social Media Agentur für dich als Office Managerin passend sein. Generell kannst du aber in fast allen Branchen deine Fähigkeiten einbringen.

Wenn du deine Ausbildung mit einem Zertifikat nachweisen möchtest, stehen hierfür verschiedene Bildungsanbieter zur Verfügung. Über diese Anbieter kannst du eine entsprechende Weiterbildung absolvieren und die erfolgreiche Teilnahme in Bewerbungen angegeben. Auch die Industrie- und Handelskammer bietet einen Workshop an, in dem du die verschiedenen Bereiche erlernst. Den Kurs schließt du mit einer Prüfung ab und du kannst dich als „Office Manager IHK“ bezeichnen. Die Dauer der Kurse variiert von einigen Wochen bis hin zu mehreren Monaten. Der Lernaufwand ist genauso unterschiedlich, sodass du das für dich passende Modell wählen kannst.

Der Beruf Office Manager bzw. Office Managerin passt zu dir, wenn

• du ein Organisationstalent bist
• du gut mit Zahlen umgehen kannst
• du dich gut ausdrücken kannst

Office Manager ist nicht der richtige Beruf, wenn

• du nicht gerne im Büro arbeitest
• du dich nicht lange konzentrieren kannst
• du nicht flexibel bist

Bei Anpassungsfortbildungen geht es darum, dein Wissen aktuell zu halten, um beispielsweise neue Entwicklungen in Bereichen wie Korrespondenz, Büro und Sekretariat, Bürokommunikation und -technik oder Projektmanagementprogramme kennenzulernen.

Aufstiegsfortbildungen helfen dir dabei, beruflich voranzukommen und Karriere zu machen. Passend sind hier unter anderem die kaufmännischen Weiterbildungen zum Betriebswirt - Kommunikation und Büromanagement, Fachwirt - Büro- und Projektorganisation, Fachkaufmann - Personal oder zum Sekretär / zur Sekretärin.

Auch der Weg über ein Studium eignet sich. Typische Studiengänge sind:

• Handelsbetriebswirtschaft
• Industriebetriebswirtschaft
• Handwerksmanagement

Office Manager und Managerinnen können enorm von der fortschreitenden Digitalisierung profitieren. Die Aufgabenbereiche werden immer komplexer und digitales Dokumentmanagement, E-Invoicing und ERP-Systeme werdenhäufiger genutzt. Sie prägen somit auch das Aufgabenfeld von Office Managerinnen. Auch bieten diverse Weiterbildungen in Zukunft die Chance, immer auf dem aktuellsten Stand zu bleiben und mit der Digitalisierung voranzuschreiten.

Auch auf die Nachhaltigkeit hat die Digitalisierung direkten Einfluss. Immer weniger Dokumente werden ausgedruckt und in Akten oder Ordnern abgeheftet. Viele werden zunehmend digital bearbeitet und sortiert. Demnach sinkt hier der Verbrauch von Papier und Toner.