Office Manager / Office Managerin
Ausbildung & Beruf

Als Office Manager bist du die Anlaufstelle im Büro und für einen reibungslosen Ablauf verantwortlich. Du planst Termine, beantwortest E-Mails, bereitest Meetings vor und hälst wichtige Unterlagen aktuell. Oft fungierst du dabei als die Verbindung zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Kunden und Dienstleistern. Je nach Unternehmen kümmerst du dich auch um Rechnungen, Bestellungen, Reisen oder Personalthemen.

Wirst du als Front Office Manager eingesetzt, organisierst du den gesamten Empfang. Besonders im Bereich Hotel sind Front Office Manager für den Check-in, Check-out und die Zimmerreservierungen verantwortlich.

Als Office Manager kannst du in fast jedem Unternehmen arbeiten, weil Büros in vielen Branchen organisiert werden müssen. Jobs gibt es zum Beispiel in Industrieunternehmen, Agenturen, Kanzleien, Verwaltungen, sozialen Einrichtungen, Start-ups oder großen Konzernen. Auch Hotels, Bildungsanbieter oder medizinische Einrichtungen brauchen Mitarbeiter, die Termine, Dokumente und Abläufe im Griff haben. Die Aufgaben unterscheiden sich je nach Betrieb stark. In kleinen Firmen übernimmst du oft viele verschiedene Tätigkeiten. In größeren Unternehmen arbeitest du eher in festen Bereichen wie Empfang, Assistenz, Personal, Einkauf oder Rechnungswesen.

Das Gehalt als Office Manager liegt im Schnitt zwischen 3.407 und 4.297 Euro im Monat. Aber was du tatsächlich im Beruf verdienst, hängt stark davon ab, wie viel Verantwortung du übernimmst. Auch Branche, Unternehmensgröße, Region und Berufserfahrung spielen hierbei eine große Rolle. Mit Erfahrung, guten Softwarekenntnissen und zusätzlichen Aufgaben kannst du dein Gehalt oftmals deutlich steigern.

Da es keine einheitlich geregelte Ausbildung zur Office Managerin gibt, ist keine klassische Ausbildungsvergütung vorhanden. Den Beruf kannst du entweder über eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder über deine Berufserfahrung erlangen. Wenn du diesen Weg nimmst, ist keine Ausbildung nötig.

Mehr Informationen findest du auf der Office Manager Gehaltsseite.

Bisher gibt es keine richtige oder einheitliche Office Manager Ausbildung. Vielmehr kannst du diese Tätigkeit aufgrund deiner Ausbildung erreichen. Wenn du diesen Beruf anstrebst, ist eine vorherige Ausbildung im kaufmännischen Bereich denkbar. In der Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement erlernst du beispielsweise wichtige Grundlagen, die später hilfreich sind.

Wenn du deine Ausbildung mit einem Zertifikat nachweisen möchtest, stehen hierfür verschiedene Bildungsanbieter zur Verfügung. Über diese Anbieter kannst du eine entsprechende Weiterbildung absolvieren und die erfolgreiche Teilnahme in Bewerbungen angegeben. Auch die Industrie- und Handelskammer bietet einen Workshop an, in dem du die verschiedenen Bereiche erlernst. Den Kurs schließt du mit einer Prüfung ab und du kannst dich als „Office Manager IHK“ bezeichnen.

Der Ausbildungsweg über die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement dauert in der Regel 3 Jahre. Wenn deine Leistungen gut sind oder du einen höheren Schulabschluss mitbringst, kann aber auch eine Ausbildungsverkürzung für dich möglich sein. Eine Weiterbildung zum Office Manager nach der Ausbildung kann je nach Anbieter einige Wochen bis mehrere Monate dauern. Manche Lehrgänge laufen berufsbegleitend, andere als Fernlehrgang oder in Vollzeit.

In der Ausbildung lernst du vor allem, wie Büroabläufe geplant, bearbeitet und kontrolliert werden. Dazu gehören praktische Aufgaben im Betrieb und theoretische Themen in der Berufsschule. Zu den typischen Inhalten gehören:

• Büroprozesse organisieren und Termine koordinieren
• E-Mails, Briefe und Telefonate professionell bearbeiten
• Rechnungen, Bestellungen und Daten richtig verwalten
• Kunden, Kollegen und Vorgesetzte freundlich unterstützen

Außerdem lernst du, mit Office-Programmen, Tabellen und digitalen Ablagen zu arbeiten. Datenschutz, Genauigkeit und zuverlässige Kommunikation spielen dabei eine wichtige Rolle. Denn später helfen dir diese Grundlagen, mehr Verantwortung im Office-Management zu übernehmen.

Als Office Manager brauchst du vor allem organisatorisches Talent und einen strukturierten Arbeitsstil, denn du koordinierst zahlreiche Abläufe im Büroalltag. Kommunikationsstärke und ein sicherer Umgang mit Kunden, Kollegen und Vorgesetzten sind ebenfalls entscheidend. Gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Programmen und anderen digitalen Tools gehören zu den Grundvoraussetzungen.

Du solltest außerdem über ein gutes Zahlenverständnis verfügen, da oft auch Aufgaben im Bereich Buchhaltung oder Budgetplanung auf dich zukommen. In der Regel führt eine kaufmännische Ausbildung, wie zum Beispiel Verwaltungsfachangestellter, zu diesem Beruf. Wenn du verantwortungsbewusst bist, gut organisiert arbeitest und gerne die Abläufe hinter den Kulissen planst und steuerst, ist der Beruf des Office Managers genau richtig für dich.