Bürokaufmann / Bürokauffrau
Ausbildung & Beruf

Als Bürokaufmann bist du für verschiedenste Büroprozesse zuständig. Du fertigst Schriftsätze aller Art an, bereitest Unterlagen für Vorgesetzte und Kollegen auf, entwirfst und führst Präsentationen durch und bereitest Besprechungen und Konferenzen vor und nach. Darüber hinaus stellst du Dienst- und Organisationspläne.

Weiterhin beschaffst du Büromaterial oder planst und überwachst verschiedene Termine. Auch die Vorbereitung von Sitzungen und die Organisation von Dienstreisen fällt in deinen Aufgabenbereich. Du unterstützt auch die Personaleinsatzplanung oder kaufst externe Dienstleistungen ein. Auch das Führen und Verwalten von Personalakten sowie das Mitwirken an der Entgeltabrechnung kann zu deinen Tätigkeiten gehören.

Bürokaufleute betreuen auch Kunden, empfangen diese, schreiben Rechnungen und überwachen Zahlungseingänge. Sie planen Termine und überwachen diese. Aber auch die Abwicklung von verschiedenen Aufträgen kann zu deinen Aufgaben als Bürokauffrau gehören. Du nimmst Anfragen entgegen, berätst Kunden über angebotene Produkte oder Dienstleistungen. Nach Auftragsbestätigung durch den Kunden, holst du auftragsbezogene Daten ein, wertest diese aus. Zuletzt nimmst du auch verschiedenste Beschwerden oder Reklamationen entgegen und bearbeitest diese.

Als Bürokaufmann kannst du fast überall arbeiten, denn fast jedes Unternehmen braucht Büro- und Verwaltungsaufgaben. Typische Arbeitgeber sind Industriebetriebe, Handelsunternehmen, Dienstleister, Krankenhäuser, Versicherungen, Kanzleien oder öffentliche Einrichtungen. Auch Verbände und andere Organisationen suchen regelmäßig Mitarbeiter, die Termine koordinieren, Unterlagen bearbeiten und Abläufe im Blick behalten. Dabei befindest du dich hauptsächlich in Büroräumen, Besprechungszimmern oder am Empfang oder Serviceschalter.

Bürokaufleute verdienen in der Regel zwischen 2.846 und 3.588 Euro. Wie viel du genau nach der Ausbildung verdienst, hängt in der Regel aber stark von Branche, Bundesland, Tarifvertrag und Berufserfahrung ab. Ein kleiner Handwerksbetrieb zahlt oft anders als eine große Versicherung oder eine Behörde. Mit mehr Erfahrung und zusätzlichen Aufgaben kann dein Gehalt außerdem weiter steigen. Vor allem Spezialisierungen in Buchhaltung, Personal, Assistenz oder kaufmännischer Steuerung verbessern später oft deine Chancen auf ein höheres Einkommen.

Als Bürokauffrau bzw. dem Nachfolgeberuf Kaufmann für Büromanagement kannst du in der Ausbildung im Schnitt mit einer monatlichen Ausbildungsvergütung zwischen 1.100 und 1.300 Euro rechnen. Genaue Zahlen findest du auf unserer Seite zum Gehalt als Kaufmann für Büromanagement.

Die Ausbildung zur Bürokauffrau ist eine duale Ausbildung, d. h. die Theorie findet in der Berufsschule statt und die Praxis im Betrieb. In der Regel dauert die Ausbildung 3 Jahre, kann aber bei guten Leistungen auf 2-2,5 Jahre verkürzt werden.

In deiner Ausbildung Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement bist du im Wechsel in Betrieb und Berufsschule. Im Betrieb erlernst du die praktische Seite des Berufsbildes und übernimmst konkrete Aufgaben. In der Berufsschule wird dir das theoretische Hintergrundwissen vermittelt. Während deiner Ausbildung musst du als Ausbildungsnachweis ein Berichtsheft über deine Aufgaben und Tätigkeiten führen. Dein Ausbilder überprüft dein Berichtsheft regelmäßig.

In der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres absolvierst du eine schriftliche Zwischenprüfung, am Ende der Ausbildung warten 3 schriftliche und eine mündliche Abschlussprüfung auf dich. Nach Bestehen bist du staatlich anerkannter Kaufmann für Büromanagement bzw. staatlich anerkannte Kauffrau für Büromanagement.

Die Ausbildung dauert in der Regel 3 Jahre. Unter bestimmten Bedingungen kann die Ausbildung aber verkürzt werden. Das ist zum Beispiel möglich, wenn du gute Leistungen bringst, einen passenden Schulabschluss mitbringst oder dein Betrieb und die zuständige Stelle zustimmen. Dann sind auch 2,5 oder in manchen Fällen 2 Jahre denkbar.

Im Ausbildungsbetrieb lernst du unter anderem, wie man betriebliche Kommunikationssysteme und Textverarbeitungssysteme auswählt und anwendet. Außerdem wird dir gezeigt, wie man Informationen recherchiert, beurteilt und archiviert. Du lernst auch, wie man den Posteingang und -ausgang bearbeitet. Um später Projekte zu begleiten, wird dir während der Ausbildung gezeigt, was du bei der Planung, Durchführung und Kontrolle beachten musst. Damit du deine Kunden später auch betreuen kannst, erlernst du auch, wie man Angebote einholt, prüft und vergleicht, Kundendaten zusammenstellt und aufbereitet.

In der Berufsschule lernst du in berufsspezifischen Lernfeldern, wie man Kunden richtig akquiriert und bindest, Projekte planst und durchführst. Darüber hinaus erwirbst du auch Kenntnisse in Fächern wie Deutsch, Wirtschafts- und Sozialkunde.